财务部工作手册23.doc

财务部工作手册 会计档案管理规定 针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。 1. 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反 映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括： 1.1 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证; 1.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿; 1.3 报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明， 其他财务报告; 1.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。 2. 项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会 计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1 年。 期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。 3. 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查 阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂 画、拆封和抽换。 4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终 结后的第一天开始计算。定期保管期限为10 年、15 年两类。 5. 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本 规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不 相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 6. 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁； 6.1 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名 称、 卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间 等内容; 6.2 总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见; 6.3 销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销; 6.4 监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对 所 要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况 报告总物业经理。 7. 保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁， 应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当 在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。 8. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。 财务预算制定规定 为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。 1. 相关职责 1.1 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11 月份着手 编制下年度的财务收支预算。 1.2 费用支出部门详细提供过往12 个月财务资料； 1.3 客户资料管理部门详细提供过往12 个月电费和水费统计表的明细资料； 1.4 各部门提供下一年度的费用预算开支计划； 1.5 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。 2. 编制要求 2.1 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以集团公司/业主委员会审批的收费 标准为准则； 2.2 根据各部门提供资料，进行分析及计算； 2.3 将计算分析出的数据资料,形成初稿； 2.4 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理和 总公司审核； 2.5 提交集团公司/业主委员会审批； 2.6 集团公司/业主委员会审批通过后贯彻执行。 3. 资料处理 3.1 用于编制年度预算的资料应进行归档登记； 3.2 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预 算资料一齐保存。 管理费支出管理规定 管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加 强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。 1. 管理费主要支出项目 1.1 共用设备、设施的维修及保养费； 1.2 公共区域消耗的公共事业费用； 1.3 公共区域绿化费及节日装饰费； 1.4 公共区域清洁、杀虫费用； 1.5 管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等； 1.6 物业管理公司酬金（按管理合同规定）； 1.7 公共、公众等保险费用； 1.8 审计费、律师费及聘请专业人员费用； 1.9 固定资产折旧费； 1.10 应急及不可预测费用； 1.11 税费； 1.12 行政办公费用； 1.13 其他为管理的合理支出。 2. 管理费支出监管 2.1 每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行； 2.2 每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过 2.3 预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。 2.4 每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行； 2.5 凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支； 2.6 财务部负