监理单位资料管理的要求.doc

监理单位资料管理要求 ? 一、监理文件资料管理的意义及传送流程　　1．对监理文件资料进行科学管理，可以为公路工程监理工作的顺利开展创造良好前提条件，有效地对工程进行控制；可以极大地提高监理工作效率；为公路工程整理竣工资料提供可靠的保证，同时积累宝贵的监理经验，不断地提高公路工程监理工作水平。　　2．驻地办设置信息管理工作部门，负责驻地办所有信息管理工作，其中包括监理文件资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料，都统一归口传递到信息管理部门，进行集中加工、收发和管理， 二、公路工程监理文件资料管理　　公路工程监理文件资料管理主要内容有：监理文件资料收、发文与登记；监理文件资料传阅、承办；监理文件资料分类存放；监理文件资料借阅、更改与作废。　 （一）监理文件资料的收文及登记　　所有的收文都要进行登记（登记按监理信息分类进行），驻地办是按行政性管理文件、进度控制文件、质量控制文件、费用控制文件等分类登记。登记内容如表1，并在电脑按来文单位增做一份登记，因为在实际工作中，经常有些单位需要查找一些文件资料，按来文单位登记能快速查找一些（按监理信息分类登记便于今后竣工资料整理）。 （二）监理文件资料发文与登记　　发文由高级驻地监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖驻地办图章。所有发文按监理文件资料分类和编码要求进行编码，在发文登记簿上登记内容，所有发文驻地办都要存档一份。需要传阅和处理的文件要附文件处理笺，传相关人员传阅和承办。驻地办管理人员将文件及时归档，并在目录清单中做好记录。 （三）监理文件传阅　　不管是收到的文件还是驻地办发文，经高监确定需要传阅的，应在文件处理笺上写明传阅名单和文件执行期限，相关人员传阅后签名和时间，传阅完后及时归档。 （四）监理文件资料存放　　监理文件经收文、发文、登记、传阅后，必须使用科学的方法进行存放，便于工程项目实施过程中查阅、求证，也便于日后整理竣工资料。驻地办备有存放监理信息的专用资料柜和资料盒（夹），建议使用统一的盒厚（5CM），文件盒脊背的字体使用电脑打印，统一字体，使文件整齐，美观。文件资料要保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中要保持记录介质的清洁和不破损。　　行政性文件资料由管理人员直接存放，施工监理抽检资料由所负责的部门填写完整，签字齐全，移交管理人员。施工监理抽检资料必须与施工进度一致。行政资料由于较少，放在行政办公室，便于查找，施工监理资料较多，设置专门的地方存放。　　1．工程刚开工，对收到施工设计图纸进行登记，编号，一般有几套图纸的，将图纸发放到各部门，做好记录。还有一些工程技术规范，法规、参考书等，也要做记录，编号，哪个部门领取，做好登记。　　2．监理规划、监理细则、监理总结。监理规划和监理总结分别存放，监理细则较多，可根据专业不同分别存放，如“路基路面监理细则”为一盒，“桥梁结构监理细则”装一盒，“计量、测量、试验”装一盒。　　3．监理行政性管理文件。（1）红头文件、函件（驻地办发文、上级单位、建设办、总监办、施工单位发文），按单位、年度分别存放；（2）会议纪要按单位、会议类型分别存放，如驻地办召开的会议按工地会议、监理例会、其他会议分别存放。上级单位、总监办、建设办按单位分别存放；（3）监理月报按年度分别存放，如一个年度有几盒文件的，要在盒侧面注明期数，如“2005年度监理月报第8期至12期”；（4）工程检查通报装一盒存放；（5）安全文件，专项工程应急预案、安全施工方案、安全检查分别装盒存放。　　4．合同管理文件。（1）工程变更令报告及附件按合同段存放，工程变更令批复按总监办、驻地办分开存放，每装满一盒，要在文件盒脊背注明起止变更令编号，如“总监办工程变更令ZJ0001-ZJ0021”；（2）工程暂停及复工文件、工程延期文件、费用索赔文件、争端与仲裁文件、违约文件、分包、转让或指定包文件分别装作一盒存放。　　5．进度控制文件。工程进度计划按施工单位、年度、季度、月度、旬、周计划来分别装盒存放，如“№1标2009年度上半年月计划”。计划报告和计划批复一起存放，计划调整放在原计划的后面。进度计划的检查情况单独存放一盒。??????? 6．质量控制文件。（1）施工组织设计、试验路实施方案和总结报告、施工技术方案按施工单位、单位工程分别装盒存放；（2）开工报告资料较多，按合同段、单位工程、分部工程、分项工程、里程桩号装盒存放，如“№2标点+000-K8+000涵洞工程开工报告”；（3）质量缺陷与事故处理装一盒存放；（4）监理抽检资料按合同段、单位工程、分部工程、分项工程、里程桩号存放，如“№1标2+075盖板涵料，№1标5+000-K6+000软土地基处理”。监理测量资料，开工前的交桩和复测报告、工程过程中导线点、水准点的增设等文件装一盒。具体的工