秘书实务与公文写作教案第一篇.ppt

秘书实务与公文写作 主讲教师： 中文系讲师 办公室主任 主修方向：传播学 公共关系学 联系电话第一编 现代秘书实务 第一章 秘书的概念 第一节、我国秘书概念的古今异同 1、古代对秘书人员的称谓 先秦：史 秦代之后：尚书、中书舍人、 长史、主簿、幕宾、师爷等。 2、古代文献记载的秘书含义 秘书一词早期不是指人。而是指具有秘密性质和神秘色彩的图书。一是指封建帝王宫禁内收藏的各种经典文献。另一类是指谶纬图箓。 3、我国古代秘书官的称谓 秘书寺、秘书省、秘书监、秘书丞、秘书郎、秘书令。 第二节、我国现代秘书概念的确立 1、现代秘书意义的雏形： 光绪三十三年（公元1907年）安徽巡抚率先在衙门中设立秘书、助理秘书等官职，负责掌管机密折电，函牍，并处理不属于其他各部门职责范围内的事。 2、现代秘书意义的开宗：是以孙中山建立的中华民国临时政府的建立为标志。中华民国临时政府实行总统制，下设秘书处，设秘书长一人，秘书若干人，政府各局、部也设立秘书室、秘书科和秘书官等。 意义： 1、摆脱了与图书的关系， 2、真正具有了现代秘书的职能。 第三节 秘书的概念 1、涵义：秘书是以为全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。 2、辅助理解： （1）秘书活动的根本对象是领导者。 （2）秘书活动的根本职能是辅助管理。 （3）秘书活动的基本方式是处理信息和事务。 （4）秘书活动的根本性质是辅助性。 第二章 秘书组织结构 一、秘书组织的年龄结构。 年龄结构是秘书组织结构中的一个亚结构。不同年龄的人有不同的体力和智力，适合承担不同的分工 老年秘书：实践经验丰富，处理实际问题能力强，能起“坐镇”作用。 中年秘书：具有强壮的体力、充沛的精力、较高的智力，也具有较丰富的实践经验和较强的解决实际问题的能力，被称为秘书队伍中的“中流砥柱”。 青年秘书：体力和智力上都占优势，缺乏实践经验和解决实际问题的能力。 秘书系统的合理结构 二、秘书系统的职务等级结构 部、省级正职：三至四级 国务院办公厅秘书长等 部、省级副职：四至五级 以上副职等 司、厅级正职、巡视员：五至七级省政府办公厅秘书长等 司、厅级副职、助理巡视员：六至八级 以上副职等 处、县级正职、调研员：七至十级 州政府秘书长等 处、县级副职、助理调研员：八至十一级，以上副职等 科、乡级正职、主任科员：九至十二级，县政府办主任等 科、乡级副职、副主任科员：九至十三级，以上副职等 科员：九至十四级， 办事员：十至十五级。 第三章 秘书与领导者的关系 第一节 秘书与领导者的矛盾关系 一、秘书与领导者的同一性 表现为两个方面：首先秘书与领导者双方作为矛盾着的对立面，必须相互依存，互为条件。其次是指秘书与领导者之间的相互补充和相互渗透。 其主要内容包括： 第一，目标的一致性。 第二，知识和能力的互补性。 第三，思维的互启性。 第四，人格的平等性。 二、秘书与领导者的差异性 主要表现在： 第一，法定地位差异。 第二，工作职能的差异。 第三，个性差异。 第二节 秘书对领导者的补偿作用 秘书在与领导者的工作和人际交往中，在精力、知识、能力、思维、心理诸方面给予领导者补偿，这是秘书与领导者辩证矛盾法则的必然要求。 秘书对领导者的补偿作用主要体现在以下几个方面： 一、精力补偿 （一）科学管理领导者时间，合理安排领导者活动。 （二）建立挡驾制度，对大限度地减少对领导者不必要的干扰，保证领导者顺利工作。 主要内容为： 1、来电挡驾。 2、来客挡驾。 3、会议、活动挡驾。 （三）为领导者活动做好准备，提供切实保障。 1、文件准备。 2、会议准备。 3、接待准备。 4、履行准备。 (四）完成领导者交办的事项。 （五）为领导者提供工作、学习和生活方面的后勤保障服务。 二、知识补偿 要求： 首先秘书有目的、有系统地学习新知识，不断扩大自己的知识面。 其次加强知识积累意识。 三、能力补偿 首先，写作能力补偿 其次，办事能力补偿 再次，公关和协调能力补偿 四、思维补偿 第一，同向思维补偿 第二，反向思维补偿 五、心理补偿 （一）权威心理补偿 第一，在公共场合要突出领导； 第二，当工作中出现问题时，要主动承担责任； 第三，向来宾介绍时，要先介绍领导； 第四，当领导者受到某些人非正常的干扰时，秘书应当巧妙解围。 第五，公共场合下，秘书不应当发表与领导者相左的意见； 第六，与领导者平时交往，要处处尊重领导者。 （二）自信心理补偿 第一，当领导者工作上取得成绩时，秘书要祝贺、同喜，建议。 第二，当领导者在工作中遇到困难时，秘书要慰勉、同忧、鼓励。 （三）情感心理补偿。 秘书给予领导者情感心理补偿，要扫除两