档案管理系统使用说明-北京林业大学档案馆.doc

档案管理系统使用手册 系统简介 本系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案等)、收发文管理、全文自动著录与标引、研究生论文管理等子系统。 系统登录 可以在IE浏览器中直接输入档案系统网址：http:// 70（或http:// 70/login.asp），然后在相应的输入框中输入系统管理员分配的用户名和密码，点击开始按扭即可进入系统，如图所示。 进入系统后，会直接进入“档案管理”功能界面，点击部门名称，就可以对自己部门的档案进行录入、修改或者整理，如图所示。 以“党政办公室”为例，在点击“党群与行政”后，点击部门名称，进入管理界面，如图所示。 进入“档案信息管理”界面后，我们可以自己的部门名称和一些相关信息，点击部门名称将进入“档案编辑页面”， 如图所示。 在“档案编辑”页面的左上角，我们可以看到三个按钮；A：用于添加案卷，即一本档案总的标题；B：用于添加一本档案案卷中的各个文件；C：用于上传与档案相关的电子文件。点击A“添加案卷”按钮，即进入添加页面，如图所示。 其中1处为档案编码，形如“JX11.11”；2处为档案所在年份，形如“2007”；3处为“二级目录－一级目录”的形式，形如“2007－JX11.11”；4处为具体的案卷编号；同时4处和6处的编号会随着案卷的添加自动增长；8处需要添加案卷中具体的文件数，形如“4件”；13处需要填写编辑者的姓名；14处点击进入全文添加界面，一般情况下不会用到，具体的电子文件的全文会在“添加文件”界面填写；举例如图。 同样，添加文件的例子如图。 注：“添加文件”中的“页数”选项应按具体要求填写，如第一份文件的页数应添“1”，最后一份文件的页数应添“XX－XX”的形式，如“12-16”。 点击“全文”按钮后可看到如下界面，并可在空白框处粘贴文件的全文；同时可以上传电子文件。 上传电子文件如图所示。 档案案卷录入完毕后，管理页面如图所示。 在添加完案卷后，如果需要打印案卷目录可以选择要打印的案卷，并点击“打印当前”按钮，则进入“目录打印”界面，如图所示。 在这个页面可以安要求选择打印“案卷目录”、“卷内目录”或备考表，备考表一般室配合卷内目录一起打印，打印预览如图所示。 同样在把一本案卷的卷内文件添加完成时，显示如图所示。 案卷目录背景颜色为深灰色，而卷内目录呈浅灰色，我们可以选择一本案卷的所以卷内文件，然后点击“打印当前”按钮来打印一本案卷的卷内目录，如图所示。 在“自定义打印选项”功能下的“在页面顶部显示文字”需要选择，并在“显示内容”一项中选择“档号”，“显示位置”一项中选择“右边”，打印的效果预览如图所示。 A1处的功能时实现A2处的效果，注意“页数”处页码的编写方式。 然后在预览页面可以点击左上角的“文件”选项，选择下面的“打印”就可以直接打印文件目录。 关于打印时遇到安装打印插件出现问题的解决办法：点击IE浏览器上方的【工具】菜单，下拉列表选择【Internet选项】，弹出选项对话框。选择【安全】选项，并点击【自定义级别】，弹出“安全设置”框，将有关ActiveX控件和插件的相关选项都设为【启用】，然后再次进行打印，并安装打印插件。安装完成后可将“安全设置”中有关ActiveX的东西再设置为原有样子。如图所示： 基本使用方法如上所述，如有问题请咨询： 电话 Email ---结束--- 北京林业大学档案管理系统使用手册 12