漫谈电子邮件礼仪.PDF

漫谈电子邮件礼仪 主讲人：肖铮 电邮：zhengx@xmu.edu.cn 电子邮件是一种好的沟通交流方式吗？ 书面内容，较为正式 有缓冲思考的时间 主题式交流 便于归档整理和查找 避免信息的泛滥 怎样写邮件算有好的邮件礼仪？ 日常生活中的礼仪在写邮件的时候仍然是适用的 注重沟通效率，节省双方时间，也是一种尊重 结构清晰，语言简练，文字正确 主题是第一印象 不要留白，主题是检索、筛选邮件的重要条件 避免被认为是垃圾邮件 简明扼要，突出内容 适当使用符号和标签，禁用感叹号 称呼与问候 开头与结尾的礼貌性用语 邮件正文 5W+How （where ，when ，what ，who ，why ，how ） 简明扼要，多用短句，避免大段论述不分段 逻辑清楚，金字塔结构 条理清晰，用好列表 标注重点，突出提醒 字体、标点、错别字问题 附件的使用 如果可以，尽量不用附件 正文中要提醒有附件，以便对方查看 附件的文件名要有意义，方便接收者保存 大附件用网盘分享功能 如何避免忘记上传附件的尴尬 邮件发送人名称设置 TO CC BCC 的区别 TO，收件人 CC，抄送 BCC，秘密抄送（备份邮件） 多收件人时，收件人顺序问题 签名档的设置 个人名片信息，方便保存和联系 字体字号比正文略小 内容不宜过多，二维码签名档 邮箱的选择 厦大邮箱 是校内各机构主要使用的邮件系统 可代表个人身份 QQ 邮箱 设置邮箱别名 使用要注意修改账户默认昵称 其它小Tips 检查邮件，给自己5 分钟冷静期 注意修改邮件主题，避免Re Re Re... 转发邮件时提炼要点，以便接收人了解情况 不要在一个主题下回复另一个主题的事情 什么情况下使用自动回复功能