出访项目正式报批-国际合作交流处.PDF

出访项目正式报批 因公出国 （境）项目在出访前须向国际处 （港澳台办）正式报批，包括：  经批准纳入当年因公出访计划的项目，或赴国 （境）外参加学术会议 （被 会议接受宣读论文）、讲学、合作研究等学术项目，前提是要求能落实出 访经费；  其他计划外的临时出访项目，应以 OA 系统内部请示的方式先行申请立 项。 部分短期出访项目由国际处 （港澳台办）协办因公证件及签证 （或签注）等 手续。  流程 1. 出访人员应在项目实施前取得院系所、部门 （以下统称部门）批准，并尽早 正式报批。下载并完整填写 《因公出国 （境）任务申请表》后将电子版发给 部门外事秘书，无需提交纸质申报表。要点如下： 1) 出访人员情况 （如对外身份与实际身份不同，请注明）； 2) 有可行的经费来源，经费不明确的项目需明确后方可申报； 3) 出访目的明确、理由充分，考察访问应附详细的访问交流计划； 4) 控制出访时间，合理安排行程。 2. 外事秘书需协助出访人员完成报批材料的准备、校内上报及受理过程中的联 系工作。通过外事管理信息系统的 “出访任务报批”模块提交部门审核批准 的因公出访任务，信息必须详实，不可模糊填写或漏填，以免提交后需退回 修改。操作路径如下：登陆公共数据平台——选择 “我的外事”——点击 “外 事管理信息系统”中的 “出访任务报批”——选择计划内项目或计划外申请 新增——修改或填写申请表 （每个项目需单独填写，请勿合并）。国际处 （港 澳台办）将在公共数据平台上公布并及时更新所需申报材料，请提醒出访人 员关注。材料不完整，会耽搁出访行程，待补充完整后方可开始报批工作。 出访人员如涉及不同部门，由出访团组内部沟通，指定一个部门的外事秘书 协调上述工作。 3. 经提示 “提交成功”后将申请表生成 PDF 文件，通过 OA 系统以内请方式主 送国际处 （港澳台办），并同时上传附件材料，具体要求可参照 “申报赴国 外或港澳所需材料和注意事项”和 “申报赴台所需材料和注意事项”。国际 处 （港澳台办）审核所有报批材料后提出意见，并负责流转至相关部门会签， 涉及处级干部出访的项目还须经分管该部门的校领导同意，然后由分管外事 工作的校领导签署意见。校领导率团出访项目，最终需由校党政负责人签署 意见。内请流转过程中，会签领导和流转人员可以通过查询历史步骤即时了 解进展情况。与 OA 系统的对接需由办公室内请流转人员协助完成。 4. 经校内审批同意的出访项目，由国际处 （港澳台办）负责报上海市人民政府 外事办公室、台湾事务办公室或教育部审批，随团出访项目由国际处 （港澳 台办）根据组团单位公函出具同意函并协办相关手续。 5. 取得上级主管部门的任务批件或确认件后，由国际处 （港澳台办）向组织、 人事部门征求人员审查意见，并办理政审批件或备案表、因公证件和签证（或 签注）手续。出访人员需配合签署本人护照、填写签证表等工作，非学术出 访团组预付办理因公签证的费用，学术类出访团组相关签证费用由国际处专 项经费资助。 6. 因公证件和签证 （或签注）手续办理完毕，出访人员请按规定开支标准暂借 出访经费、购买机票，实施出访任务。 7. 外事秘书应掌握所在部门人员因公出国 （境）情况，督促出访人员于回国后 7 个工作日内至国际处 （港澳台办）办理返校手续，提交详细的出访小结、 照片等材料，同时因公护照或通行证由国际处 （港澳台办）统一保管。因私 证件经国际处 （港澳台办）验证后归还本人，特定身份人员因私证件应按规 定交由指定部门保管。 8. 因公证件上缴后且在证件有效期内，由国际处 （港澳台办）统一保管。持证 人如有非因公出访的原因需要使用，可凭书面申请至国际处 （港澳台办）借 用，但不得用于因私出访，且每次借用时间一般不超过三周。根据持证人意 愿，失效证件在办理剪角注销手续后可交本人留存。根据上级主管部门规定， 对逾期不缴因公证件的，由相关部门书面说明原因、提出整改措施并由部门 主管领导签名后报单位外事部门；对经多次催缴仍拒不上缴因公证件的，