会展管理 第九章.ppt

第九章 会 前 管 理 一般的会议流程分成三个阶段，会前准备阶段、会议实施阶段和评估总结阶段。 会前管理一般要解决这样几个问题：总体策划、会议选址、有效营销方案和项目预算。在每一项中都要明确：会议中有哪些需求需要满足？由谁做？何时做？ 第一节 会议策划 一、策划委员会 策划委员会工作包括以下一些内容： 1、制定目标 策划委员会要有一个具体的目标并且要书面落实，要明确策划委员会与承办者之间的关系，明确策划委员会应向谁负责，明确策划委员会何时结束使命 2、确定人选 即确定策划委员会的成员来源，是内部选取还是外部指派？是否志愿？ 3、运作程序 策划委员会要有预算，对会场要进行实地考察，成员要定期聚会。另外，策划委员会还要负责设计评估。 二、会议市场调查 市场调查，是运用科学方法，有目的地系统收集、记录、整理和分析市场信息资料，从而认识市场发展变化的现状和趋势，为市场预测、经营决策提供依据。 会议市场的可行性分析包括市场环境分析和目标市场需求分析。会议市场调查要围绕这两者进行。 1、市场环境分析 （1）宏观市场环境 宏观市场环境是指对会议举办产生影响的各种因素，这些因素可能会给会议组织机构举办会议带来市场机会，也可能会给其造成市场威胁。宏观市场环境分析主要包括：经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。 （2）微观市场环境 微观市场环境是指对会议组织机构举办会议构成直接影响的各种因素。这些因素包括会议组织机构的内部环境、客户目标、服务商和社会公众等。 组织机构内部环境：就是举办机构内部所具备的各种条件，包括资金、人力、物力（办公室设备和通信工具）以及所掌握的信息资源和能联系的社会资源等。 目标客户：就是会议的潜在举办方和参与者。从类别上看，会议的目标客户包括消费者市场客户、生产者市场客户、中间商市场客户、政府部门和国际市场客户五大类，会议的最终目的是要满足目标客户的需求 服务商：是受办会机构的委托，为会议提供各种服务的机构，包括会议指定的视听设备、提供旅游服务的旅行社、提供住宿服务的宾馆酒店以及提供会议资料印刷和与会者登记的专门服务等，这些服务商是办好一个会议必不可少的组成部分。 社会公众：是指对会议实现目标具有实际或潜在影响的群体。一个会议所要面临的公众有六种：一种是媒体公众，即专业和大众报刊、杂志、报刊、电视等，二是政府公众，即负责管理会议和商业活动的有关政府部门。三是当地民众，即会议举办地的居民、官员和其他社团组织等。四是市民行动公众，即各种知识产权保护组织环保组织等；五是办会机构内部公众，即会议机构的全体员工。六是金融公众，即关心并可能影响办会机构获取资金能力的机构和组织，如银行和投资公司等。 2、目标市场需求分析 需求分析通常包括向预期与会者和该主办者从前举办会议的与会者发送问卷调查，该问卷调查也可以作为进行市场宣传的一个工具。 公司类会议和协会类会议是常见的会议类型，二者的差异包括以下内容： 1）时间周期差异 公司类会议一般是按照需求来举行，协会类大型会议是按照规定的时间周期举行。 2）会前准备时间差异 绝大数公司会议的前期时间很短，大型会议一般3－6个月，协会会议都是事先安排好的。协会会议平均提前准备年限为：年会1－4年，大型会议3－5个月，会议规模越大，时间越长 3)地理位置差异 公司类会议选址主要是考虑会址是否适合会议的业务和需求，时间、交通费用和便捷程度都是影响会议选址的因素，协会类会议选择考虑区域的特殊兴趣，能吸引人。 4)出席情况差异 公司类会议必须出席，协会类会议则是自愿出席。 5）会议期限差异 公司类会议1－2天，培训或奖励会议3－5天，协会类会议平均期限3－5天。 三、策划方案 1.会议主题 会议的目的制约着会议的主题和议程，决定会议的性质，并且影响着会议的方式和结果。应遵循的原则是宁简勿繁，同时主题应具有前瞻性和持续性。有时，在主题之外还另外加副标题，副标题用以进一步补充和说明。 还可在主题之下分主题，以突出主办方所要强调的区域。如上海申办2010年世博会，以“城市――让生活变得更美好”为主题。在主题之下分五个专题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元化发展 2.会议规模 一般来说，影响会议规模的主要因素是动用的人员数量，其中又以参加会议的总人数为主要依据。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。有的会议要求必威体育官网网址性，必须严格控制与人数和会务人员，以防止会议内容扩散。 会议的规模直接约会议的效率。除了法定性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数 一般来说，规模决定场地，但常常由于场地的限制，会议规模受到相应的限制。 会议规模还与会议成本有关，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本就越高 3、会期和议程 会期包括两个