企业行政会务工作培训.ppt

8、会议的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。 (2)做好迎送交通工作。 (3)做好会议车辆管理工作。 (4)做好财务管理工作。 (5)安排好会议的文化生活。 (6)做好会议医疗卫生工作。 （四） 会后整理工作 1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作 案例分析：利达公司新产品推介会 见《样题》“设计题”题6 四、常用会议的组织程序 （一）行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。 议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行 →搜集信息，进行反馈 （二）职工代表大会 职工代表大会是企事业单位依据《职工代表大会条例》召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下: 1.筹备会议 确定大会议题→ 做好宣传发动工作 →征集和处理提案 →准备会议文件→ 准备会议文件 2.预备会议 （1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。 （2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。 （3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向 全体职工代表宣布。 （4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单. （5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。 3.召开会议 （1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。 （2）听取各专门小组的报告。 （3）民主评议行政领导。 （4）选举通过各专门小组人员名单。 （5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 （6）通过大会决议。 4.会后整理及大会决议事项的落实 （1）整理现场，欢送代表离会。 （2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3）落实大会决定协议，督办落实情况。 策划案确定之后，需要尽快成立各TEAM组（指大型会议、活动），以便各自分工负责推进工作。一般分为以下几个小组： 1、总指挥：一般由公司高层领导担任，对会议的目的、主题有明确的认 识，对整个活动总负责、总协调，是最好的资源。 2、副总指挥：一般由牵头部门的总经理担任。协助总指挥，会议召集人， 负责常务工作。 3、策划组： 一般由负责市场推广的人员担任。会议的形式（严肃？活 泼？）、颁奖形式（新意？）、布展、AV、奖品礼品定制、 条幅内容、制作、娱乐活动策划…… 4、会务组：负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资 料的准备，费用的预算、决算等。 5、秘书组：会议内容的策划、发言稿的跟踪修改、PPT制作、会议资料 的整理、汇编。 根据不同内容的会议，还可以成立其他TEAM组，如有展示活动、户 外市场活动，可组成展示组、活动组等。 各TEAM组之间都有许多联系，因此需要经常开会沟通，了解各自的 进程，推动会前准备工作的顺利进行。 3、餐厅方面 *要勘察餐厅的远近、大小； *餐厅的风味是否符合大多数代表的口味，要出新的菜谱； *吃饭问题：早餐最好是自助式；午餐和晚餐注意调换菜谱、要考虑地方 特色？ *餐桌安排：“宏观控制，微观搞活，相对集中，便于沟通”； 4、租车问题 *如住处和会场分在两地，要考虑租大轿车，同时考虑车辆行经路线和停 靠场地等； *车辆问题还要考虑领导、来宾用车、接机用车等； *如租车较多，要制作车标识、与当地交通部门联系疏通路线（警车？）； 5、价格问题 *价格：房间费 ？餐费 ？场地费？…….优惠的幅度？给旅行社的价格？ 在大堂设签到台，醒目、宽敞 大型会议的签到时间：8：00 - 24：00 各类资料、表、证摆放整齐、易取 分类签到时，要让代表易识别 督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐 不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名） 房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？