[工学]第4单元Excel2003的使用技巧.ppt

第4单元 Excel2003的使用技巧 学习目标 会对数据表进行数据有效性设置； 会利用相关函数对数据表中数据进行统计计算； 会对数据清单中的数据进行排序、筛选及分类汇总； 能够利用数据透视表对数据清单汇总、绘制图表 目录 案例1 数据填充与数据有效性设置 案例2 成绩计算与统计 案例3 成绩分析 案例4 成绩表格式化 案例6 产品销售数据管理 案例7 教工信息统计与分析 任务一 学生成绩录入与数据有效性控制 在录入含有大量数据记录的过程中，不可避免地出现录入错误的现象。为了尽可能地减少录入错误，可通过对数据表单元格区域设置有效性校验条件，一旦出现录入错误，系统会自动提示，以便修改。 案例1 数据填充与数据有效性设置 1．案例分析 案例中（1）（2）的要求可以通过自动填充或手动填充来实现； （3）（4）中的要求可以通过“数据”菜单下的“有效性”命令来实现。 2．相关知识点 （1）工作簿、工作表、单元格（单元格区域） Excel文档称为Excel工作簿，其扩展名是“.xls”，每一个工作簿可包含多张工作表。工作表默认的标签名称是Sheet1、Sheet2、Sheet3、……。每张工作表有256列、2562=65536行，列号用字母A、B、……标识，行号用1、2……标识。单元格地址用列号加行号表示，如A1、AB100、A65536等。连续单元格组成的矩形区域用左上角单元格地址：右下角单元格地址表示。如A1:D100表示从A1单元格到D100单元格之间的矩形区域。 （2）文本型数值数据的输入 在中文Excel中，文本是指当作字符串处理的数据。对于不参与运算的数字型数据有时必须把它们作为文本型数据处理，否则可能显示不正确或造成某些数据位的丢失。如身份证号（若作为数值型数据处理，身份证最后几位数将作0处理）、课程代若作为数值型数据左面的0将丢失）等。在输入这些作为文本的数字型数据时，应先输入英文单引号“’”，再输入数字串。（3）数据填充 对于工作表中同行或同列数据有规律时，可以使用填充功能快速输入数据。 单击“编辑→填充→向下（上）填充、向右（左）填充”命令，实现数据快速复制； 单击“编辑→填充→序列”命令，根据需要可在“序列”对话框选择“等差序列”、“等比序列”、“日期”之一进行数据填充。 自定义序列 单击“工具→选项”命令，在“自定义序列中添加或导入，如下图所示。 注意：老师在讲课时，可讲完一个知识点，接着就讲实现方法，不一定严格按照先讲完知识点后，才讲实现方法，这样效果不好。但课件还是按照这个顺序来写。 这里先讲案例（1）、（2）的实现方法。 课堂实践1 （4）数据的有效性 就是对某单元格区域预先设置好数据应满足的条件，一旦用户输入数据不符合有效性条件时，系统会自动弹出错误信息对话框，以提示用户修改输入数据，这样可尽可能减少人工输入错误。 方法： 单击“数据→有效性”命令，在弹出“数据有效性”对话框中进行各种设置，详见3、4中步骤。 3．实现方法 （3）”性别“列数据有效性的实现步骤： （4）“成绩”列的数据有效性设置步骤： 注意： 删除标题E1-I1单元格的有效性设置（这里的设置不合情理）：选择E1-I1单元格区域，在如图4-5所示的数据有效性设置中，单击“全部清除”按钮，即可清除这里的有效性设置。 光标移到相关列，在相关单元格中输入任意不符合要求的值，观察有效性设置效果。 4．课堂实践 5．评价与总结 教师根据实践情况，或强调、演示或让学生上台操作 老师或学生总结本单元的知识点 6．课外延伸 任务二 学生成绩表的统计与分析 教师在某门课程教学结束时，通常都要对教学进行评价，对学生的平时考查成绩、期末成绩、平时表现分数等进行统计计算，最后给每一位同学一个最终成绩或等级。这些繁琐的工作其实利用Excel函数计算就很容易搞定了。 案例2 成绩计算与统计 1．案例分析 Excel系统提供大量的函数，给人们计算带来了极大方便。利用Sum()及Average()函数可以完成（1）、（2）中的任务；函数Count()与Countif()可以进行计数和有条件的计数；if（）函数可以进行逻辑判断，根据判定不同的结果从而返回不同的值。Sumif()函数可以进行有条件的求和，如（6）中的要求。 2．相关知识点 Excel提供了大量的系统函数，功能非常丰富。按照其功能来划分主要有统计函数、日期与时间函数、数学与三角函数、财务函数、逻辑函数、文本函数、数据库函数等。 在输入函数时，必须以“=”开头，输入函数的一般格式为： =函数名（参数1,参数2，…） (1)常用函数（不一定属于模板中常用函数） SUM(number1,number2,...)，返回参数