毕业设计——基于Lotus_Notes_办公自动化公共信息子系统的设计.doc

第一章 绪 论 基于Lotus Notes解决方案的******大学办公自动化系统 　　近年来，******大学的各个部门都普遍配备了微机，并开发出各自的事务处理的应用，在一定程度上提高了各部门的办公效率。由于受当时的技术限制，这些面向各部门内部事务处理的办公自动化系统相互之间标准不统一，各自为政，难以集成。随着校园计算机网络的建立，各部门的信息可以发布到Web上，使信息发布的效率和范围得到较大程度的改善，然而，由于校园网仍缺少重要的信息传递和工作流程环节，各部门仍然各自为政，部门之间仍无法实现信息共享和集成，从而难以实现各部门之间的高效率协作。这样的办公环境劣势至少有三:一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错; 二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通; 三是信息和工作流程相分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。可以想象，参杂着如此大量人工操作过程的事务处理方式根本无法满足一流大学的需要。 　　要把*******大学建设成综合性、研究型、开放式的大学，需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。随着计算机技术、网络技术的迅速发展以及系统科学、管理科学的引进，在现有的校园计算机网络上建立高效、协调、集成的数字化办公系统已成为可能， 这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。在这种背景下，*******大学决定建设先进的办公自动化信息系统。 建立一流的办公自动化系统，需要先进、功能强大的应用开发平台，也就是说，所采用的应用开发平台应该能够适应计算机网络的发展趋势，有利于提高管理和办公的效率，有利于促进各部门之间的协同工作，有利于创建现代管理制度和工作方式。Lotus Notes作为世界领先的通信处理软件和群件产品，具有诸多优势功能: 首先，它作为文档数据库管理系统，能够高效率处理非结构化信息; 作为群件平台，能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息; 还具有先进的邮件处理和通信机制，便于工作组成员之间的协同工作; 融合了Internet和Web的标准，可以将Web浏览器作为Notes的客户机，从而实现与Internet的高效率联接。基于这些优势功能，Lotus Notes成为*******大学办公自动化系统的应用开发平台。 第二章 办公自动化技术概述 §2.1 办公自动化技术简介 目前，办公自动化技术的内涵及外延都在发生改变。在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以处理更为广泛的业务和办公信息，并使经营业务与办公事务互相融合，即，根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。网络的发展拓展了OA的作用范围，现代意义上的基于网络的OA已经不仅仅是提高像打字录入、编辑排版这样的个人事务处理效率，甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业效率。事实上，网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以联结企业各个岗位上的各个工作人员，可以联结企业各类信息系统和信息资源。OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还可能促进企业资源合理配置的进程，甚至改革机构运作的流程。也就是说，OA在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程。 因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的技术及创新的理念，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公运作系统。 因特网的发展孕育着企业管理和经营模式的革命，同时也为办公自动化系统提供了一个广阔的舞台。可以这样看待办公自动化与其它信息系统之间的关系：企业的办公系统是所有员工与管理者都必须应用的系统，它结合有强大的通讯技术和工作流技术，它的信息多为文档是上下文关联的信息，主要面向于企业的日常运作和管理。而企业的信息系统（MIS 、ERP等）多处于相对专业的数据集合。结合两者的优势使企业的信息进行集成和有效地共享，让企业信息能被所有需要信息的管理者和员工及时、有效的获取和应用，充分发挥企业的信息的作用，支持企业的运作管理，提高企业的整体反应能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。 人类社会正在进入知识经济时代，信息与知识是企业占主导地位的资源。信息和知识是否充分发挥作用，直接关系到企业的创造能力与生产力和企业的直接效益。因此我们提出“第三代OA，以知识管理为核心的办公自动化”的概念，旨在在现有信息资源的基础上，加强企业的信息的流转，支援企业工作人员（管理层、业务人员、行政人员等所有员工）有效获取有用的信息资源，提高工作效率，达到提高企业整体运作效率的目的。 §2.2 办公自动化的发展趋势 办公自动化的发展过程到现在已经是第三代。 第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统