会议管理及事务管理.docVIP

第一章 会议管理 第一节 会前筹备 一、会议筹备方案的拟订 （一）相关知识 1、会议筹备方案的内容 （1）确定会议的主题与议题 （2）确定会议的名称 （3）确定会议的议程 （4）确定会议的时间和地点 （5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 （7）确定会议与会代表的组成 （8）确定会议经费预算 （9）确定会议住宿和餐饮安排 （10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工 2、会议筹备方案的作用 （1）确保会议的周密组织 （2）确保会议服务质量和沟通协调到位 （3）确保领导的意图得以贯彻执行 3、电话会议及视频会议的知识 （1）电话会议 A、电话会议交流信息的特点： 方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费少 缺少身体语言，难以进行互动交流 可以搭配其他通信方式（如传真、电子邮件） 适用于分公司不远、规模不大的企业 B、电话会议信息工作的要求： 准确发出开会信息 认真分发会议书面信息材料 合理安排会场信息传输设备 按时接通电话 互相通报出席情况 做好会议纪录 （2）视频会议 A、视频会议的特点 实现了声音和图像同时传递 打破了空间的限制 节省时间、费用。 交流效果较好 局限：准备时间较长，初始投入成本较高。 B、视频会议信息工作的要求 发出开会信息 分发文件信息资料 布置会场 设置与检查会场信息传输设备 做好会议信息准备 采用先集中后分散的形式 汇总情况信息 4、远程会议筹备方案的特点 （1）远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点 （2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、参加会议人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等。 （3）会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论 （4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求 5、会务机构分工的要求 （1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍 （2）会务机构要分工明确、责任到人。 （3）加强协调，定期沟通。 （二）工作程序 组建会议筹备委员会——分成筹备小组——形成筹备方案——领导审核方案 1、组建会议筹备委员会 2、划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人 3、与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮安排 4、方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。 （三）注意事项 1、电话会议语言使用的注意事项 2、安排座位的注意事项 3、提前准备工作的基本要求：充分、周密、安全 （四）相关链接 1、会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系 2、会议座位安排的方法 （1）较大型会场的座次安排 （2）中小型会议的座次安排 二）工作程序 1、开会检查的程序 2、现场检查的程序 （三）注意事项 1、会务筹备情况检查的汇报材料 2、对检查所发现问题的纠正 三、审核会议文件 （一）相关知识 1、会议文件的类型 （1）有关会议立项方面的文件 （2）有关会议筹备工作的文件 （3）有关会议内容的文件 （4）有关会议宣传报道的文件 （5）有关会议管理与服务方面的文件 （6）不同载体的信息材料 （7）各种形式的文件材料 2、会议文件审核的内容 （1）审核会议文件的准确性和完整性 （2）审核会议文件的具体内容 3、会议文件审核的方法 （1）对校法 （2）折校法 （3）读校法 （二）工作程序 （1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。 （2）由主管秘书进行会议文件的初审。 （3）如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。 （4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审。 四、与领导沟通会议的有关事宜 （一）相关知识 1、与领导沟通会议有关事宜的意义 2、与领导沟通会议有关事宜的原则 （1）时间性原则 （2及时性原则 （3）全面性原则 3、与领导沟通会议有关事宜的方法 （1）定期向领导提交书面报告 （2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况 （3）领导亲自参加有关会议 （4）其他途径 4、与领导沟通会议有关事宜的时机 （1）会议筹备阶段 （2）会中阶段 （3）会后阶段 （二）工作程序 1、明确会议的目标 2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径 3、确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员 4、检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等资料。 5、向领导汇报会议的筹备情况及进展，同