ISO9001文件及记录控制程序.doc

文件名称：ISO9001文件及记录控制程序 文件编号 QP-001 版本 A/0 生效日期 2013-8-26 页码 共页 修 订 记 录 序号 版本号 修订人 修订记录 日期 1 A/0 首次发行 2013.8.26 2 3 　 　 　 　 4 5 6 7 8 　 　 　 　 ※※※※※※※※※ 此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※  1.0目的 确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序 2.0范围 适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。 3.0权责 本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。 4.0定义 4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。 4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。 4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。 4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。 4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。 5.0内容 5.1文件的分类： A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。 B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册； 二级文件为程序文件; 三级文件为作业指导书； 四级文件为表单、记录、资料等。 5.2文件与资料编号方法说明。 A.质量手册的编号为QM-001。 B.程序文件的编号为QP-□□□。代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。 C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。 D.外来文件的编号以原有编号为准。如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。 E.各种表单的编号原则：文件编号加序号加版本，FM-□□□□□-□□□，FM代表记录表。中间5个□为文件编号，后三个□为流水号。 5.3文件版本说明： A.版本编号方法：□□。前一个□表示文件的版本号（编号从A—Z），后一个□表示修订次数（编号从0—5）。 B.版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，例如：A0→A1；文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A1→B0 5.4文件的编写、审核、批准及分发层次： 文件名称 制 订 审 核 批 准 分发单位 质量手册 总经理助理 管理者代表 总经理 各单位主管 程序文件 各单位主管 管理者代表 总经理 各单位主管 三级文件 负责人 单位主管 管理者代表 各相关单位 5.5文件的制定 A.各部门制定草案，经相关权责人审核（必要时经讨论/会签）、批准，由文控打印和发行。 B.文件的修订：由原制定单位人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更内容后，由原相关权责人审核、批准后将《文件变更申请表》交至文控,文控将原文件作文件修订并作登记。 5.6文件的发行 A.受控文件的发行： a.由文控依据5.4的规定确定发行范围,填写《文件分发/回收记录表》后，文控加盖“受控文件”印章于文件每页上后发放文件至领用单位,并要求领用单位签名确认。 b.文件换版发行时，需将旧版文件回收后，方可发放新版文件至领用单位。 B.非受控文件发行(不须加盖“受控文件”印章于文件每页上) a.依据外部需求由公司相关单位依据5.6.A.a节作业。 b.公司相关单位将非受控文件交至外部需求者。 5.7文件的使用与管理。 A.对质量体系运作起重要作用的各个场所，都应有相应有效版本文件。 B.受控文件应保持干净、严禁涂改。 C.本公司未签盖“受控文件”印章之文件或签盖“受控文件”印章再复印的文件，一律无效。 D.受控文件有破损、模糊或丢失等情况，相关部门可申请更换或补发。 E.本公司对受控文件的借阅须经管理者代表核准后方可向文控借阅。 F.文控应在《文件一览表》标明文件必威体育精装版版本状况。 G.回收之旧版文件由文控统一销毁处理（如用于再生纸或供参考而保留的文件，则应在文件每页加盖“作废文件”印章）。 5.8外来文件资料的管制：（每页需加盖“受控文件”印章） 对于与质量系统有关的外来标准，如国际、国家、行业标准由文控定期向提供此类标准的单位咨询并购买经管理者代表核准，依据此办法作业。 5.9 记录控制 5.9.1记录的设计要求系统性、可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性，栏目明确，格式标准便于填写。 5.9.2所有记录由文控中心登记在《记录