产品档案管理手册.doc

产品档案管理规定 1 目的 为了充实和完善各类产品档案的管理，制定本规定。 2 范围 本规定适用公司和所属各单位产品档案的管理。 3 术语和定义 3.1 产品档案 本规定所称产品档案是指公司和所属各单位生产的取得合法生产许可证的定型产品和通过公司级以上（含公司级）评定的产品设计、研制、生产、营销活动中形成的全套技术材料。 4 职责 4.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室） 负责指导、监督、检查所属各单位产品档案管理工作。 4.2 所属各单位档案管理部门 4.2.1 负责本单位产品档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作； 4.2.2 负责监督、指导本单位产品档案的形成、积累、整理及归档工作。 5 管理内容 5.1 产品档案管理原则 　　公司和所属各单位的产品档案实行统一领导，分级管理的原则。 5.2 产品档案整理归档 5.2.1 产品档案归档范围 　　产品档案归档要以型号成套，按产品档案形成的自然规律，将产品的总体规划、调查分析、设计研究、生产工艺、样品试制、产品检测、评审鉴定到产品定型、正式投产和销售等几个阶段形成的文件材料全部归档。各阶段归档范围及保管期限见附录A 《单项产品归档范围及保管期限表》。 5.2.2 档案材料收集整理 产品档案要按产品生产的不同阶段，分别由有关部门和单位收集整理。 　　a) 产品开发设计、研制阶段的材料由项目负责人收集整理； 　　b) 产品试生产阶段的材料，由工艺部门收集整理； 　　c) 产品定型鉴定会上形成的材料，由申请单位收集整理； 　　d) 正式投产后的材料由生产部门收集整理。 凡是归档的优质产品档案，应按附录A规定的内容，除保存第一年评选的全部材料外，以后逐年形成的其它材料要陆续补足。 5.2.3 档案材料汇总归档 由所属各单位档案部门汇集、整理成完整的产品档案。 5.2.4 产品档案的分类 　　产品档案的分类按《档案管理程序》5.5条款相关规定执行。 5.2.5 产品档案的整理 案卷编号 产品档案以卷编写保管单位号，即卷号。产品档案在一级类目下以产品型号按归档顺序编写项目代号，每个项目代号内的案卷都从“001”开始编案卷顺序号。当一个目录内案卷总和到999卷时，另编一册目录，并用目录号区别。标识如下: 1 F1 F 01 001 001 卷号 项目代号 二级类目 一级类目 目录号 全宗号 产品档案每卷封面右上方盖归档章，并填写相关内容。 5.2.6 产品档案的案卷质量要求 产品档案按型号、阶段、工艺依次组成保管单位。文字材料用A4开纸书写，图纸按四号图尺寸（297mm×210mm）折叠，案卷外在质量要整齐规范。 卷内文件材料按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，文字材料在前，图样在后。 卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号（正面在右下角，背面在左下角）。 组成的案卷要填写案卷封面、卷内目录、备考表。填写的各项内容格式要统一，项目要齐全，字迹工整，色素要耐久。 案卷封面编制 　　档号：填写案卷的标识符号，即全宗号、目录号、分类号、项目代号和保管顺序号(卷号)。 　　案卷题名：填写产品的代字、代号、名称。 　　立卷单位：填写卷内文件材料形成的单位或主要责任者。 　　起止日期：填写卷内文件材料的起止日期。 　　保管期限：填写划定的保管期限。 　　密级：依据上级或有关部门的必威体育官网网址规定填写。 卷内目录的编制 　　顺序号：用阿拉伯数字从1依次标注。 　　文件编号：填写文件的文号或图样的图号。 　　责任者：填写文件材料的编制部门或主要责任者。 　　文件材料题名：填写文件材料标题的全称。 　　日期：填写文件材料编制的年、月、日。 　　页次：填写每份文件材料首页标注的页号，最后一份文件材料填写首尾的页号。 　　卷内目录放置在案卷文件材料的首页之前。 卷内备考表的编制 　　备考表要标明卷内文件材料的件数、页数及组卷和使用过程中需要说明的问题。 　　备考表排在案卷内文件材料尾页之后。 案卷装订时必须取掉金属物，用白线绳固