英文邮件沟通技巧中英文版.ppt

* * * 阅读信件时应设法厘清建议与意见 如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一样，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动？如此，才能适当地回复来信。 避免非相关主题性的言语 网络具有「八卦」传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回复他人信件时，请使用“答复”功能，不要另起标题而造成对方的混淆。 * 称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间空一行，开头无须空格 * 注意写信时的语气口吻 Watch your tone 以下的表达，看起来就更专业了 This time, it sounds much more professional * 注意写信时的语气口吻 Watch your tone 人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情与身体语言都会辅助沟通的效益。然而，使用电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅助，极易造成误解。有很多的字句在日常口语沟通时并不会冒犯他人，例如有人以「三字经」作为见面时打招呼的口头禅，但若将其写入邮件传送给不明究理的人，恐怕将引起不可预期的纷争。 在网络上，恶意中伤或会引起争端的邮件会时有碰到。对于这样的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。 以下的表达，看起来就更专业了 This time, it sounds much more professional * * * * 要正确区分收件人、抄送人与秘送人 当然如果CC的人有建议，当然可以回mail 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。 适当地有规则有助于提升你的形象！ * * * * * * * * * ? ABB Group * | Slide * 电子邮件礼仪培训 Professional Email Writing  目 录Contents 电子邮件的特点 Feature Usage of Email 8个基本规则 8 Basic Rules 高效的邮件管理 Email Management 邮件英语最常用的100个句型 (附上) Appendices: Most Frequency 100 English Sentences in E-mail 不受时间的限制 No Limit by Time 写邮件比起通电话，显得更从容，表达得更充分，给对方好的第一印象 Mail is Calmer, Clearer than Telephone, Easier to Win Good First Impression 接收邮件时，较少地受到其他事务的干扰，交流更有效 When Reply Mail, All the Attention Focus on it, Less Disturbance, Better Communication 电子邮件不如电话和会面更直接 Email is Less Immediate than Telephone and Face-to-Face Talk 对于不习惯于及时接收邮件的客户，有时可能会误事 For the Client not Used to Checking Mail Timely, Email would be Behindhand 电子邮件的特点 Feature Usage of Email 8个基本规则 8 Basic Rules 规则1：清晰的主题Rule 1: A clear subject 标题不能空白 Don’t leave “Subject” as blank 标题要简洁明了 Make the subject as concise and concrete as you can 标题不能出现机密的，敏感的，无理的信息 Ensure any confidential/sensitive/offensive information are not shown in “Subject” Write David an email about this with the subject “Travel Update” Write David an email about this with the subject “ Two Changes in Your Shanghai Itinera