218内外部沟通控制程序(改).doc

中国建筑第四工程局安装公司程序文件 文件编号：ZHA/QG218—2005 内、外部沟通控制程序 第A版 第0次修改 共4页 第 1页 1 目的 保证内、外部沟通工作有效进行，使与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的内、外信息在公司内部得到及时有效的沟通，做到相互了解、相互信任、全员参与。 2 适用范围 2.1 适用于公司上下级人员之间、同级人员之间、部门之间以及公司与外部相关方之间的沟通。 2.2 适用于会议、文件、请示汇报、告知等沟通方式。 2.3 适用于公司管理体系有效性的沟通。 3 职责 3.1 公司领导负责决定和主持召开全局性的会议，签发公司的红头文件，回复部门的工作请示以及就有关重大事件与外部的沟通。 3.2 贯标办就管理体系的运行与外部相关方进行沟通。 3.3经营部(科)负责就有关工程项目事宜代表公司与顾客进行沟通。 3.4 工程部(科)负责工程质量/环境/工期等事宜，代表公司与顾客和相关方进行沟通。 3.5 安全生产监督管理部(科)负责安全生产等事宜，代表公司与顾客和相关方进行沟通。 3.6 部门负责人负责本部门内的沟通工作，主持召开部门内部会议；将公司布置的工作向员工传达，回复员工的工作请示；将本部门工作的重大或特殊情况和问题向公司领导汇报、请示；保持部门之间的沟通与配合。 3.7 项目部负责与顾客及相关方对有关事宜进行沟通。 3.8 员工代表了解员工对职业健康安全的意见，向公司领导提出改进建议。 3.9员工负责将工作中遇到的重大特殊情况和问题向部门负责人请示、汇报，保持员工之间的沟通与配合。 4 工作程序 4.1 沟通信息的分类: 4.1.1 外部信息: 1地方监测站、环保局、劳动局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； 2 政策法规标准类信息如：质量/环境/职业健康安全法律法规、条例、标准等； 3 顾客、相关方反馈的信息及其投诉等； 4其它外部信息如各部门直接从外部获取的有关质量/环境/职业健康安全管理等方面的信息等。 4.1.2 内部信息 1 常规信息,如公司体系、方针、目标/指标、监测及人员考核和评比结果、内审/外审与管理评审结果、公司业绩等； 中国建筑第四工程局安装公司程序文件 文件编号：ZHA/QG218—2005 内、外部沟通控制程序 第A版 第0次修改 共4页 第2页 2 质量信息，如顾客投诉、质量事故、创杯/标化结果等； 3 环安信息，如环境违章/事故、职业健康安全事件/事故、风险的变化等； 4 紧急信息如出现火灾等紧急情况； 5 其它如员工的建议等。 4.2 内部沟通 4.2.1内部沟通的方式有： 1 请示、汇报与指示，适用于上下级之间的垂直沟通； 2 会议沟通，适用于公司范围内的沟通； 3 文件，适用于有关全公司的重要问题的沟通； 4 协商，主要适用于公司管理者同员工就职业健康安全的有关问题进行沟通和商讨； 5 其他如公告栏、宣传单等。 4.2.2 请示、汇报与指示 1请示范围 ——超出自己的职责权限范围，需要得到上级指示后才能进行的工作； ——以往未接触过或未规定职责权限的工作。 2 汇报范围。下级应当向上级汇报下列事项： ——上级布置的工作及交办事项的完成情况； ——在工作开展中遇到的问题或难点、矛盾； ——对所负责的部门或员工的管理情况； ——公司管理体系运行中存在的问题及改进建议。 3 请示、汇报方式 请示、汇报人可根据事项的重要性和紧急程度，选择使用下列方式向上级请示、汇报： 1) 口头请示、汇报（包括电话方式）； 2) 书面请示、汇报。 4.2.3 会议沟通 除了内部审核中的首次会议、末次会议和管理评审会议，公司还存在以下会议形式： 1工作例会 公司定期（一般每月一次）召开工作例会，就一月来各部门工作中的情况和问题，在公司领导和部门负责人之间进行沟通，通过讨论分析，寻求最佳解决办法。 工作例会由总经理或经其授权的人主持召开，各部门负责人参加。工作例会由办公室作会议记录，必要时应形成会议纪要。 2 职代会 当需要传达上级方针政策和精神、动员和布置全局性的工作以及进行年终总结和表彰时，公 中国建筑第四工程局安装公司程序文件 文件编号：ZHA/QG218—2005 内、外部沟通控制程序 第A版 第0次修改 共4页 第 3页 司领导可决定召开代表职工大会。职工代表大会应由办公室作会议记录。 3 部门内部会议 部门负责人可根据工作需要（如传达上级方针政策和精神、布置工作、研究工作问题）召开本部门工作人员参加的部门内部会议。必要时，由部门负责人指定的人员作会议记录。 4.2.4 文件沟通 可以书面文件的形式，在公司范围内传达公司的方针政策、人事安排和布置工作、通报工作