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财务报销制度及报销流程
第一部分 前言
本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况制定,主要对公司借支现金,日常报销费用,具体费用类型,包括业务招待费,差旅费,市内交通费,办公费等,做出明确规定,是对公司行政管理制度及财务管理制度的可操作性进行细化,以加强公司内部各项费用管理,规范财务报销流程,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,提高公司运营效率。
本制度适用于公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
(一)借款管理规定
出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请单》和《借款单》按批准额度办理借款,出差返回10个工作日内办理报销还款手续。
其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。
借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;
借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
(二)借款流程
借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)
审批流程:借款人填写借款单→财务部会计复核→总经理审批。
财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 如下图:
第三部分 日常费用报销制度及流程
日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
(一)费用报销的一般规定
报销人必须取得相应的合法票据(详见发票管理制度),且发票背面有经办人签名,有相关人员陪同的还须证明人签名 。
收取的发票开具名称必须与公司名称一致,发生公司名称多一字或少一字,涂改,假发票,大小写不符,跨年的发票等,财务部有权拒收。
填写报销单应注意:报销费用时必须填写“费用报销单”和“报销明细单”所有单据要按性质(如差旅费、招待费、办公费用)分类、分次、分页粘贴填制,根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真填写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
当月发生的费用开具的发票归属于当月的,尽量在月末前进行报销。
按规定的审批程序报批。审批流程:粘贴相应单据并填写费用报销单→财务部会计复核→总经理审批→执行董事审批。
财务付款:凭审批后的费用报销单或差旅单到财务部办理领款手续。如下图:
未通过
报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单。
(1) 差旅费报销费用说明
费用标准按以下执行:
住宿标准 伙食标准 150元/天 10元/早餐 20元/中餐 20元/晚餐 费用标准的补充说明:
住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(2)交通费报销费用说明
费用标准:
员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下一般乘坐公交汽车,在特殊情况下经行政部管理人员同意后可以乘坐出租车;
市内因公事所乘的公交车费应保存相应车票报销。
(3)物质采购报销费用说明
各部门应该根据各自部门的管理生产需要编写采购计划,交由采购负责人组织采购。采购发生的费用按照正式发票上显示的金额实报实销。为合理控制费用支出,此类费用由公司后勤部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
物料、原料、办公用品及低值易耗品的采购必须先填写物料采购申请单,报相关领导审批后,方可进行采购,采购回来的物料经仓库人员的验收盘点后,办理入库手续,由相关人员签字确认。流程如下:
在报销过程中,要四张单据齐全(包括物料采购单、送货单、入库单、发票),其中发票与送货单中的供应商印章必须一致,清晰可见,方可进行报销。特殊情况除外。
填写费用报销单时必须要相关经手人证明人签名确认。
如果一次性购买2种或2种以上的商品或服务项目,必须附有该物品的明细清单或服务明细单或合同。明细清单的金额必须与发票金额相一致,并要加盖销售单位发票专用章或财务专用章,并注明卖方地址和联系电话。
财务部对公
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