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文件控制程序目的 对与质量管理体系有关的文件应进行控制，保证文件中信息的准确性，确保其适用、有效。（注：文件可采用任何形式或类型的媒介。）范围 适用于我单位与质量管理体系有关的所有文件以及外来文件的控制。职责3.1 管理者代表组织质量管理体系文件的编制、审批、发放、改版修订等工作。3.2 综合办公室负责质量管理体系文件的归口管理，包括编制、发放、更改、修订，以及作废文件的回收处理工作。3.3质量技术部负责技术文件的管理负责编制、发放、更改、修订，以及作废文件的回收处理工作。3.4 外来图纸、标准、法规的转化及发放工作由质量技术部负责。定义受控文件：按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件，包括质量手册、程序文件、质量计划、管理类文件、技术类文件等。管理类文件：用于规范本单位质量管理体系各项工作、活动的文件，包括质量手册、程序文件、管理规定等。技术类文件：阐明产品要求及与产品实现相关要求的文件，包括企业标准、产品设计图纸、工艺文件及作业指导书、检验规范等。外来文件：质量管理体系运行所需的从外界获取的文件，包括法律法规、其它要求；国家/行业标准；与产品和过程有关的标准和规范（国家标准、行业标准）；顾客的文件资料等。程序5.1文件的编号 文件编号的组成及格式5.1.2 编号说明 a) 企业代号 YY 是 “艺品雅阁”二字的汉语拼音第一个字母大写组成。 b) 分类代号：由汉语拼音第一个大写字母构成。“J”代表技术、“G”代表管理。 c) 00 代表每个分类下的次分类的代号，次分类代号是按以下顺序排列的： 01—质量手册 ；02—程序文件；03—质量记录；04—管理规定 d) **是每一种分类号下的顺序号。5.2 文件分类 a）质量体系管理性文件； b）技术文件（包括外来图纸及资料）； c）规章制度、标准。5.3 文件的编制、审批和发放5.3.1 质量管理体系文件的编制由管理者代表全面领导，综合办公室组织并提出编制的原则。5.3.2 质量手册由综合办公室组织人员编写，管理者代表审核，总经理批准。程序文件及其它相关文件由各职能部门负责人编写，综合办公室审核，管理者代表批准。5.3.3 技术文件和资料由质量技术部组织编写，并执行技术文件的校对、审核、批准手续。5.3.4 文件分为受控文件和非受控文件，发放的受控文件应编号并加盖受控文件印章。各部门自行编制本部门使用的受控文件清单。5.3.5 文件领用人在“文件发放、回收登记表”上签名，领取注明分发号和加盖“受控文件”印章的文件。5.4 文件的更改5.4.1 质量管理体系文件在使用中，可能由于各种情况需要进行更改，当文件的使用者发现问题时，应及时向综合办公室提出，由综合办公室填写“文件更改通知/评审单”，交管理者代表批准后实施更改，确保所有使用的场所/人都获得适用文件的有效版本，更改后，更改部门应在“文件更改通知/评审单”上签字。5.4.2 质量管理体系文件的更改，在不影响清晰时在原文上划改，大量的更改进行换页，每次更改应在更改记录栏中记录。同一次的更改用同一代号，文件中依次用 a、b、c、d…..二十六个英文的小写字母代表。5.4.3 技术文件的更改依据《设计和开发控制程序》进行。5.5 文件的换版与作废5.5.1 文件经多次更改或文件内容需进行大幅度修改时应进行换版，原版文件作废，换发新版。5.5.2 作废的文件由该文件管理员按“文件发放、回收登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，有保留价值的盖“保留资料”印章保留。5.6 外部文件的控制5.6.1 与质量体系相关的外来文件标准由综合办公室负责识别，并控制其分发。5.6.2 引用的各类外部技术文件，由质量技术部负责识别经部门负责人批准后发放使用，并做好记录。5.6.3 外来标准由质量技术部负责对其适用性进行识别、标识及分发。相关文件《记录控制程序》YY/G02-02《设计和开发控制程序》YY/G02-067 质量记录7.1 文件发放、回收登记表 YY/G03-047.2 文件更改通知/评审单 YY/G03-057.3 文件作废处理单 YY/G03-067.4 受控文件清单 YY/G03-02记录控制程序1目的对质量记录进行有效的管理和控制，为证明产品符合要求以及为质量管理体系有效运行提供有效的客观证据。2范围适用于与质量管理体系有关的质量记录的控制与管理。3职责3.1 各部门使用的质量记录由本部门负责填写和管理，在几个部门之间传递的质量记录根据程序要求从起始部门填写后逐部门传递、填写自己应填写的内容，最后传递到该记录的管理部门保存。3.2 各部门的负责人负责本部门填写内容的完整性和正确性。3.3 综合办公室负责对所有质量记录编号，并建立质量记录总清单。4工作程序4.1 各部门指定一人对本部门使用质量记录进行管理