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xx公司付款、报账管理办法 制作/日期： 批准/日期： 目的：为了规范公司付款、报账管理，树立计划和控制意识，提高工作效率， 促进经济效益提高。 范围：本办法规范公司付款、报账以及相关的业务。 三、 术语： 3.1费用报账（含付款，下同）：指公司向公司员工个人付款（工资除外）、报账。 3.2对外付款（含报账）：指公司向外单位和各事业部付款以及非本公司员工付款（一般指采购、劳务等）。 3.3 业务部门：指本公司申请办理付款和报账的部门和个人 3.4 单据提交部门：指本公司统一收集付款申请和费用报账单据，汇总向财务、稽查部门提交单据的部门（目前有：采购部、人力行政部、正虹金星事业部、金特事业部等）。 四、职责： 4.1： 申请人根据业务（或合同约定）填写申请单（付款申请和费用报销单，下同），审核发票、验收单等是否齐全、合规、是否完整，审核完毕交本部门部长审核。 4.2各部门部长：审核业务内容、单据的真实性和有效性，签字是否齐全，根据付款金额计划进行签批。 4.3单据提交部门：指各行政部门。各行政部门负责指定人员统一收集本部门报账、付款单据，经审查后提交部长审核签批，按本办法规定填写报销明细表（详见附件电子表）随单据一并集中传递到财务部。 4.4财务部：审查是否按规定签订经济合同、是否符合合同要求，是否具备发票和验收，票据有效性（单据填写和签字是否正确、齐全、有否涂改）审查付款有效性（审查往来账）、接收是否相符，是否计划内、是否符合授权等。付款后及时通知单据提交部门。 4.5没有设置稽查部门的事业部，由事业部财务主管行使稽查职能，接受集团稽查部统一指导。 五、办理付款和费用报账规定： 5.1办理2000元（包含2000元）以上的采购和劳务事项，原则上需要签订经济合同，签订经济合同前，应当具备经济合同审批表（合同审批表应当包含合同付款条款等主要内容），根据审批结果进行签订。 5.2固定资产（或项目，下同）付款，应当具备经济合同审批表，项目完工后应当组织进行验收，申请支完工款时需提供完工验收单。 5.3固定资产付款支付后，财务部在经济合同审批表上注明“第几次付款、付款时间、金额、记录人（最后几次后，注明累计付款和差额）”，付款完毕，合同审批表退回请款人，由请款人妥善保存，待下次请款附上。支付到最后一笔款项（不含保证金）时，财务部收回合同，装订在财务部付款凭证后保存。 5.4 办理安全事故报账，应当提供安全事故分析和整改书面证明。 5.5 差费报账由人力行政部审核开支标准，出差人在出差前，应当填写“出差申请单”，出差回来后一周内报账，报账时附上经批准的出差申请单。 5.6 员工业务需要办理借款，应附上借款清单（原则上600元以上开支才受理）。 5.7 出差回来一周后仍未报账的（扣除休息日按规定报账天数计算，下同），不再审批报销和借款，并在到期后次月，由财务部门列出清单对出差借款进行扣款。 5.8开支1000元（包含1000元，下同）以上的专项费用（如部门活动和其他专项活动等），应当事先提交专项报告，经稽查部审核、总裁（或授权总经理、董事长，下同）批准后，在批准的范围内开支，报账时附上批准报告（原件）。 5.9办理采购、劳务付款申请（含报账，下同）前，尽量要求对方先开具发票，按合同约定，具备对方单位送货单、验收证明（验收内容需具备内容、计量单位、数量、质量，验收时间、验收人，经办人等要素），验收数量不得涂改。其他事项如果需要更正的，由原填写人进行更正（禁止其他人员更正），并在更正处签名。 5.10根据不相容职务职责分离的原则：采购和劳务完成，应当由其他部门（或者经办部门部长委派本部门其他不相近人员）进行验收，需要仓储验收的采购，采购人员应确认是否按照采购计划（包含：送货品牌、生产厂、规格、数量、质量等）送货。 5.11 公司采购事项应当统一经过采购部门办理，需求部门可提供资源，采购部门应当积极考虑需求部门的合理推荐。采购业务，应当通过K3系统录入、接收。 5.12公司特殊情况如：生产抢修、非工作时间等紧急采购以及不方便由采购部门采购的（由经办部门部长负责解释），在正常工作后二个工作日补办采购申请，并提供验收证明 5.13招待费用报账，应当注明对方参加人数和本公司参加人数，并由本公司参加其中一人（报账人以外）签字证明，证明人不得代签。报销两家以上单位餐票，应当分别填写参加人和证明人。 5.14报销房租水电费，应当及时（按月）结算，并注明：处所、使用人、时间段、用途、收款人等。 5.15运费和其他劳务、加工费，应当及时（每月提交结算清单，付款可按约定时间）提交结算清单挂账，并具备明细汇总：起止地、标的、单价、数量、金额、类别、经办人、归口部门审核人等要素。 5.16预付款应当提供合同