201106建设项目类档案管理办法.doc

中国石油大港油田公司 管 理 作 业 文 件 文件编码：GY01/F4.2.4 建设项目类档案管理办法 发行版本：F 编制部门：总经理办公室 编 制 人：李春艳 邓淑香 审 核 人： 批 准 人： 2011-05 -26批准 2011- - 31实施  1 范围 为规范油田公司建设项目类档案管理，制定本办法。 本办法规定了建设项目类档案的管理内容，是对GY01/F4.2《档案管理程序》的补充。 本办法适用于大港油田公司建设项目类档案管理。 2 术语和简略语 2.1 本办法采用GB/T 19001－2008、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY 1002.1－2007标准规定的术语。 2.2 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算，行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 2.3 单项工程：指建设项目中具有独立设计文件，可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 2.4 单位工程：指具有独立设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 2.5 建设项目档案：指建设项目在立项、审批、征地、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存和查考利用价值应归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件材料。 3 职责 3.1 项目建设单位的项目负责人或基建管理部门负责人，负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位等编制项目竣工文件，并对项目建设全过程形成的文件材料进行指导、审核和把关。 3.2 项目建设单位项目部的资料员或基建管理部门兼职档案员，负责确定建设项目竣工文件和项目文件的编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，并负责项目建设全过程形成的文件材料的集中收集、整理和归档工作。 3.3 设计、监理、施工等各参建单位负责各自所形成文件材料的编制、整理立卷，确保其完整、准确、系统，并提交建设单位项目部或建设管理部门（施工文件及竣工图还需提交监理单位）审核后由项目部或建设管理部门一并归档。 3.4实行工程总承包的项目，工程总承包单位负责审查、汇总各分包施工单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图，负责设备随机文件的收集、整理，并统一将其提交监理单位、建设单位（施工管理部门）审核后由项目部或建设管理部门一并归档。 3. 油田公司总经理办公室负责建设项目档案全过程管理的协调、指导、监督检查；负责组织并参加公司重点建设项目、公司承建的中国石油天然气集团公司、股份公司建设项目档案的专项验收、预验收，参加公司重点建设项目的预验收、竣工验收。 3. 油田公司信息中心参加公司重点建设项目档案的专项验收和项目的竣工验收；负责公司重点建设项目、油区公共设施、油区管网及公司机关、直属单位建设项目档案材料的具体业务指导、收集、保管、提供利用工作。 3.油田公司所属单位档案管理部门按建设项目使用权归属，组织并参加本单位建设项目档案的专项验收，参加本单位重点建设项目的竣工验收，对竣工资料的形成、积累、整理情况进行监督检查；负责本单位建设项目档案接收、保管和提供利用工作。 4 管理内容 4.1 建设项目归档管控措施 4.1.1实行重点建设项目备案制，由工程项目部于工程开工后6个月内向公司档案部门和项目所在单位档案部门备案。备案内容包括项目组组成情况、项目概况、项目的总分承包情况、设计单位、施工队伍、监理单位、监督单位资料员网络以及该项目的档案管理措施，备案表式样见“重点建设项目（1000万以上）备案表”（GY01JL4.2.4－01）。 4.1.2 建设项目管理机构应当把档案工作纳入工程建设计划、项目建设管理程序、项目负责人和相关人员的绩效考核或岗位职责。 建立健全档案管理规章制度。将档案管理相关要求列入监理管理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任，在签订设计、施工及监理合同（协议）时，设立专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确乙方单位应提交甲方单位项目档案内容、版本、份（套）数、归档时间、归档质量要求及违约责任等。 4.1.3 建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，即下达项目计划的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程项目竣工验收与工程实体竣工档案的验收同步进行。 4.1.4 项目申请立项后，项目组成立的同时