《时间管理黄金法则02》.docVIP

一般人工作不得法，常常越忙越穷，不知如何掌握时间，克服严峻的职场环境。为了让自己的工作井然有序、切中重点，你我都必须建立正确的时间管理概念及策略。面对纷杂的工作，先尝试以「三抓三放」的原则加以简化，接着利用重要与紧急的「N字型法则」，列出正确的工作优先顺序。还要注意采用「时间的4P和4C法则」，提升同时与上司对自己工作的满意度，最后以良好的工作计划引导自己逐步完成应做事项。 拟定你的时间管理策略 l 比尔盖茨的成功三大要素 l 三抓三放的简化工作原则 l 重要与紧急的四象限图 l 时间管理的4P与4C理念 l 时间管理的微分与积分法则 ◎比尔盖茨的成功三大要素 比尔盖茨大概是全球科技界最忙碌的总裁之一，他从年轻时期就已懂得要跟时间赛跑。他认为工作是一场竞赛，知道在紧要关头如何全力以赴，也深深享受成果所伴随而来的快乐与成就感。 比尔盖茨勇于追逐时间，结果打造出有史以来最强大的电脑软件王国，为全世界数以亿计的人们提供工作上的帮助及便捷。这里我们以比尔盖茨为例，归纳出他成功的三大要素： l 明确设立目标 他知道电脑是明日科技的梦想，也深信自己就是实现那个梦想的人。在心中订立明确的工作目标，设定清楚的工作蓝图，详细规划工作进度，并且义无反顾地努力逐梦。 l 集中焦点攻击 Focus这个单字是名词，也是动词。名词是指焦点，动词则是指集中焦点。比尔盖茨将自己的精力及时间全部投注在电脑科技的研发上，集中焦点猛烈攻击，所以能在短时间内缔造惊人的卓越成果。 l 简化工作内容 比尔盖茨专心经营他的软件王国，他大幅简化工作内容，使自己可以心无旁骛地专注于本业上。工作的简化让他能专心思考，大幅减少无谓的时间浪费，从而获得关键性的胜利。 ◎三抓三放的简化工作原则 工作必须适当地简化，有限的时间资源才够使用。在大家忙碌的生活中，必须学会简化工作，替自己争取更多的时间。那么该如何简化工作呢? l 抓大事，放小事 集中思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心；基层工作者应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。 l 抓正事，放杂事 要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤。与完成该项任务有关的称为正事，无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事，将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。 l 抓要事，放闲事 重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空挡，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理，低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。 ◎重要与紧急的四象限图 华伦·巴菲特是美国乃至全世界的投资大亨，亦有股神之称。他永远选择重点企业作为投资标的，而非散弹打鸟式地分散有限资源；也只选择对他本身而言具有竞争优势的企业。巴菲特抓紧重要的投资项目，集中火力深耕与精讲的思维，非常值得大家参考。这里介绍重要与紧急的N字型法则，你可依工作的紧急度及重要性，将不同类型的工作区分为四大象限： l 第一象限——重要又紧急的工作 l 第二象限——重要但不紧急的工作 l 第三象限——紧急但不重要的工作 l 第四象限——不重要又不紧急的工作 正确的工作优先顺序应该是： l 第一优先——重要又紧急的工作 l 第二优先——重要但不紧急的工作 l 第三优先——紧急但不重要的工作 l 第四优先——不重要又不紧急的工作 也就是先从第一象限的工作做起，再依序进行第二、三、四象限的事情，如此连接起来，就成为一个「N」字型，故称为「N字型法则」。 当你工作极度繁忙、又无法理出头绪时，请利用「重要与紧急的四象限图」，分别填入不同类型的工作，再标出优先次序，这个方法将会帮助你把原本混乱的生活变得井然有序，纠结的思绪也会变得豁然开朗。 如果你是部门主管的话，也强烈建议你请部门员工填写该图表。因为根据部属的填写内容，你可以清楚判断出他们对本身工作的掌握程度，并确认了解每个人与你之间在工作认知上是否存在差异。 ◎时间管理的4P与4C理念 时间管理的4P理念 l Product——时间的产品 在工作时，应思考某个时段所产出的「产品」为何？对达到预定目标的贡