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第1章 电子数据的组织、处理和存储 内容提要：本章介绍电子数据处理的特点，包括电子数据的组织结构与存储管理，重点介绍关系数据模型和关系数据库。通过一组财务数据文件的实例引出并阐述了会计信息系统的文件设计和代码设计。这些知识对于读者认识电子数据、了解电子数据、掌握电子数据的特点是非常宝贵的。 1.1 电子数据处理的特点 在计算机信息系统中，输入的原始数据，处理的中间结果和最后结果一般都是以数据文件的形式存储的。要对被审计信息系统输出的信息的真实性、正确性、合法性等进行评价，必须对数据文件进行审计。面向数据的审计就是对数据文件的审计。数据文件审计可以分为对打印输出的数据文件的审计或对存储在磁性介质（本书所指的磁性介质不仅包括磁带、磁盘，也包括光盘等其他存储介质，下同）上的数据文件的审计。本书所指的数据文件的审计，是指对存储在磁性介质上的数据文件的审计。 磁性介质上的数据文件不同于手工环境下的纸质凭证、账簿和报表，它有着明显不同的特点。 数据记录的载体不同，数据记录在磁、光、电等介质上，是无纸化的。由于记录载体的不同，带来了许多信息输入、处理、输出的深刻变化。 肉眼不可见，是以计算机可读的形式存在的，一旦机器出现故障，信息就无法取出和使用。要审查这些数据文件，必须利用计算机技术。 修改或删除不留痕迹，就像在日常生活中轻易地把录音带或录像带上原来录有的内容洗掉或重录上新的内容而不会留下痕迹一样。在已发现的计算机犯罪案件中，有不少就是通过直接篡改数据文件来实现的。 存储电子数据的磁盘、磁带、光盘易于损坏，它们不能折叠，害怕潮湿、高温、灰尘、电磁场。如果保管不善，存储在磁性介质上的电子数据很容易因介质的损坏而丢失。 由于存储介质和数据组织的变化，数据的操作变得十分便利，如检索、查询、排序、统计、计算，效率大大提高，数据的保存和转移也变得十分容易，为审计的计算机化提供了良好的前提条件。 计算机信息系统的数据库平台不同，数据文件的格式也就不同。对这些数据文件的访问要求高，对数据文件的采集必须运用相应的计算机技术。 计算机信息系统中的凭证、账簿和报表的设置和手工不同，有明显差异。 数据表示代码化，这是计算机信息系统数据处理的一个显著特点。在手工作业系统中，纸性介质上的信息是用人们熟悉的文字和数字表示的。在计算机信息系统中，为了使信息更便于计算机处理，为了提高计算机处理的速度和节省存储空间，也为了方便操作人员的操作，尽可能减少汉字的输入，大量的数据要用代码来表示。例如会计科目、部门、职工、产成品、原材料、固定资产、主要的顾客或供应商等等，都常用适当设计的代码来表示，甚至记账方向和部分较规范、常用的摘要也用代码表示。用各种代码表示有关的业务信息有利于计算机的处理，但却不便于审计人员的使用。 1.2 电子数据的存储与管理 电子数据处理的中心问题是数据存储和管理，它指的是对数据的分类、组织、编码、存储、检索和维护。随着计算机硬件和软件的发展，人们对电子数据的存储和管理经历了三个阶段： 人工管理阶段 文件系统阶段 数据库系统阶段 1.2.1 人工管理阶段 50年代中期以前，计算机主要应用于科学计算。数据一般不需要长期保存，同时数据量较小，所以数据的组织方式没有数据文件的概念，只是用磁带、卡片、纸带来存储，也没有软件系统来对数据进行管理。程序员不仅要规定数据的逻辑结构，而且还要在程序中设计物理结构，包括存储结构、存取方法、输入输出方式等。因此程序中用于存取数据的子程序随着数据的逻辑结构或物理结构的改变而改变，即数据和程序之间不具有独立性，一组数据只对应一个应用程序。 人工管理阶段应用程序与数据之间的关系如图1-1所示。 图1-1 人工管理阶段应用程序与数据之间的对应关系 1.2.2 文件系统阶段 从50年代后期到60年代中期，计算机不仅用于科学计算，还大量应用于管理领域。这时候有了磁盘，磁鼓等存储设备。在软件方面，计算机操作系统中已经有了专门的管理数据的软件，通常称为文件系统。从处理方式来看，不仅有了文件批处理，而且能够联机实时处理。电子数据在这一阶段是以数据文件的形式存储在存储设备上的。 数据文件是以某种数据结构将电子数据组织、保存起来，以方便数据存取的文件。在文件系统阶段，数据文件已经多样化，有了索引文件、链接文件、直接存取文件等。在数据文件中，数据的存取基本上是以记录为单位的。 文件系统是计算机操作系统的重要组成部分，对于由电子数据组织成的相互独立的数据文件，利用“按文件名访问，按记录进行存取”的管理技术，进行数据修改、插入和删除等操作。 文件系统与人工管理阶段相比具有很多优点。由软件进行数据管理，程序和数据之间由软件提供的存取方法进行转换，有共同的数据查询修改的管理模块。文件的逻辑结构与存储结构由系统进行转换，程序与数据之间有了一定的独立性。 但