探索房管专业档案的创新管理(9.30).docVIP

关于房管专业档案创新管理的思考 房管专业档案是指在住房保障和房屋管理工作中产生的关于住房保障、物业管理、房屋拆迁以及房地产市场等方面的具有保存和利用价值的各种历史记录，是城市房产管理工作的真实记载和重要依据，是一种重要的国家资源。它是政府决策和房产行业管理的重要基础资料，也是研究房地产业的过去、现在和将来不可或缺的一手资料，因此房管专业档案管理工作的意义重大。经过多年的摸索和发展，我国房管专业档案的管理已经形成了一套比较成熟的管理模式，然而随着社会的发展和房管业务领域的不断拓展，这种传统的管理模式越来越无法适应时代对房管档案提出的新需求。本文试图找出当前房管档案管理中的存在的问题并探索房管专业档案创新管理的新措施。 一、当前房管专业档案管理中存在的主要问题 1、机构多样化不利于房管档案规范化管理 当前，我国房管专业档案的管理机构情况比较复杂，从全国范围来看，针对房管专业档案的管理各地采取不同的机构管理模式，没有统一的机构管理标准，各地的管理机构呈现多样化的特点。有的地方专门成立了负责管理整个行政区域（省、市）内所有房地产档案的专业机构，如广州市的房地产档案馆、杭州市的房产档案馆；有的地方把房管专业档案保存于综合性档案管理部门，如上海的浦东新区档案馆，保存浦东新区各部门产生的所有的档案；还有的地方既没有成立专业档案管理部门也不把档案移交于综合档案部门，而是由其业务部门自行保管其产生的房管专业档案。总之，管理机构的多样化对规范化管理房管专业档案产生了一定的影响，缺乏统一的机构管理模式使得各地区各自为政，各管各地，不利用地区间的互动交流，也不利于国家主管部门统一规范化的管理。 2、档案管理思路和手段滞后于政府行政管理新模式 近年来随着信息技术的发展，OA系统、各类业务管理信息系统的不断产生，政府各业务部门的行政管理手段日趋信息化，信息化管理已成为政府行政管理不可逆转的趋势，如在房管系统，有房地产交易登记系统、公房管理系统和住房保障管理信息系统等等。随着房管系统行政管理手段和形式的转变，其产生的档案的形式和内容也日趋多样化，这种变化不可避免地要求房管档案信息管理思路和手段做出相应变革，以适应时代发展的需要。 然而，目前全国各地档案管理水平不一，有少数地方管理思路先进，信息化管理模式已初步形成，大多数地方管理思路相对陈旧，信息化程度不高，管理手段落后。房管档案部门没有统一、规范的信息管理系统，档案管理思路和手段的滞后严重影响了房管档案信息的准确、快速利用。例如，在上述系统中，电子文件结合纸质文件在各部门的流转，但受传统档案管理理念和手段的束缚，这些承载着业务流转的数据和结果的电子文件并没有明确的归档范围和要求，业务部门只向档案管理部门移交纸质的文件材料，信息系统的数据还留在业务部门或信息化部门；而纸质文件也只是配合信息系统中数据的流转，没有和信息系统中的数据统一管理。档案管理部门由于对具体业务的了解程度不够或没有信息系统的支撑，不确定在每项业务中究竟会产生哪些文件材料，因此，也只能被动的接收整理纸质档案，造成两种不同载体类型的档案管理脱节。 3、规章制度陈旧与现实需要脱节 随着社会的发展和时代的进步，房管专业档案的形式和内容不断变化，传统的规章制度已经落后于现实的档案管理需要。我国现行的《档案法》是1987年颁布的，现在23年过去了，档案的载体等早就发生了改变，房管档案的也有了进一步的发展，当时的房地产才刚起步，而现在每天都会产生大量的房管信息数据，据不完全统计，上海每年的房地产权属档案就超过100多万卷，该法已无法满足现实的需要。此外，其他的房管专业档案的管理制度以及相关标准规范等也没有建立起来，特别是近几年来，随着住房保障业务的发展，廉租房、经适房、公共租赁房等新的业务档案不断产生，这些新的文件材料哪些应该纳入房管专业档案管理范围，应当如何进行管理才能有效为社会提供服务，这些问题都是需要房管档案管理部门制定明确的标准。没有完善的房管专业档案管理的规章制度，档案管理部门只是按照档案产生部门的业务要求和基本的档案管理制度被动的管理档案，给档案的管理和利用造成了极大的不便。 4、档案管理模式落后于时代发展 目前房管系统的档案管理模式多为分散型、被动型的管理模式，随着社会对档案信息资源需求的日益增加，这种传统的分散型被动型的档案管理模式已落后于时代的发展。 由于房管专业档案在平时工作中的利用率非常高，档案产生部门习惯于把档案存放在本部门。因此，现有的房管专业档案的管理模式多种多样，省（市）局级的房管各业务部门、各事业单位、各区县自成系统，各管各的，有自己单独的库房和专职或兼职的档案管理人员，整个房管系统各部门间形成了小而全的分散型档案管理模式。以上海市房管系统为例，上海市住房保障和房屋管理局除其各业务处室的档案定期移交市局下属的房管档案的专