[文学]商务接待.ppt

学习目的: 使学生在学好本专业的同时了解一定的秘书知识，掌握一定的秘书工作技能，掌握一定的文秘方面的的英语口头以及书面表达能力，为将来的就业打好基础。 主要内容: 秘书的日常事务、文书基础以及常用事务文书的拟写、会议与商务活动、商务沟通等 什么是秘书 定义：　秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 什么是秘书 秘书定义的三个构成部分： 1．服务对象（存在领域）：政府机关、企事业单位、团体或个人 2．主要功能（主要作用）：提供辅助管理、综合服务 3．职业属性（“职业”、“职务”之分）：秘书首先是一种职业名称（秘书人员在社会中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动），在某些特殊场合同时又是一种职务名称。 附：［职业］个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。 ［职务］机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。 秘书的类别与层次 （一）秘书的类别（划分标准不同，类别各异） 1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。 业务秘书 、一般秘书、法律秘书、医学秘书、教育秘书、演艺秘书、 工程秘书、广告秘书 3．按工作内容划分：可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等。 （二）秘书的层次 　1．秘书所在单位级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。 2．同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分： （1）初级秘书：主要从事一般日常工作；从事文件保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其他事务的人员。 （2）中级秘书：主要负责起草文稿、办理公文、处理信息； （3）高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。 秘书工作 一、秘书工作的原则： 准确、迅速、求实、必威体育官网网址 准确，是对秘书工作质量的要求。必须要有认真的态度，踏实、细致的工作作风 迅速，是对秘书工作效率的要求。要求要及时、高效。秘书人员要有很强的责任心、建立科学的工作制度，合理安排各项工作，尽可能使用先进的设备，提高工作效率。 求实，是对秘书工作的基本要求。其要求是老老实实，不夸大，不缩小；切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况；不能夹杂个人情感；报喜不报忧，甚至捏造事实。 必威体育官网网址，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。 二、秘书工作的内容 广义：即秘书部门的工作，也称办公室工作。 狭义：指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作 广义的秘书工作有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复E-MAIL、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应付、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其他主管临时交办的事项。 接待工作 接待的类型和礼仪 一、 接待的类型 按来访者的国别分类：内宾接待和外宾接待 按来访者事先是否预约分类：有约接待和无约接待 按来访者的人数分类：个别接待和团体接待 外宾接待，事先要有计划并报上级主管部门批准。要注意礼仪，生活安排也要顾及外宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。 接待工作 二、接待工作的内容 1、亲切迎客面带微笑、起身相迎。 Good morning/afternoon，sir，Can I help you？ （1）不熟悉的客人来访时，务必问清其姓名及所属团体 “May I have your name，please？”是最普通的用法。询问其公司名称时，可用“What company are your from？”或“What company do you represent？” 更郑重地用法是“Could you tell me what company you are representing？” (2) 没有预约的来宾，而不要立即答复上司在或不在。而应该说： ”Let me check whether he is free。”或 “I will see if he is available.”再以 “May I tell him what you wish to see him about?”询问来意。 (3)碰到需要拒绝会晤，需陈述理由，如 “I am sorry, Mr. Chen has a full schedule this week. Could you please write a no