[材料科学]科技文件材料的整理投影稿企业201105.ppt

提 纲 一、术语和定义 二、分类 三、组卷原则及要求 四、项目建设类文件材料的整理 五、产品类文件材料的整理 六、设备仪器类文件材料的整理 七、科研类文件材料的整理 科学技术一般是简称为科技。科学技术文件材料，也就简称为科技文件材料。一项科学技术活动所涉及到的材料可能是相当多的，比如，建造一座办公楼、宿舍，所形成的材料可能是成千上万件，如果不加整理，要想找到想要的东西，就象是大海捞针一样困难。因此，要方便快捷地找到想要的材料，就要对这成千上万件东西进行分类，整理，编目。 1.术语和定义 1.1科学技术文件材料 记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。 1.2 科学技术档案 企事业单位和国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 企事业单位和国家机构、社会组织及个人 从事生产、科研、基建及管理活动 具有保存价值的应当归档 1.3 案卷 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 1.4 卷内文件目录 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。 1.5 卷内备考表 卷内文件状况的记录单。 1.6 档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反应档案排列顺序。 1.7 案卷目录 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 2.分 类 2.1 分类的基本要求 同一层次的属类间，分类标准要统一，内容不能有交叉、重叠（一份文件，不能出现非此即彼，既可以划入这一类，也可以划入另一类，这属于分类交叉或重叠），也不能有遗漏（一份文件无类可归现象属于分类遗漏）。 2.2一级类目即大类的确定 企业和科技事业单位档案的分类按照《工业企业档案分类试行规则》进行，总分十大类，其中科技文件材料涉及基建、产品、设备仪器、科研四个一级类目。 具体工作中，各单位可实际情况作适当的调整。比如，不从事产品的生产，可取消产品类；不从事科研活动，可取消科研类；还可能有更小的单位，如某些经营性企业，各方面的材料很少，基建项目没有，靠租用别人的，设备只有点办公设备，产品，科研更没有，而且从发展趋势上，将来也不可能形成很多科技文件材料，单设大类没什么必要，对这种企业，科技文件材料的四个大类甚至还可全并为一个大类，称为企业科技档案类。因此，大类的设置要根据企业的实际情况来定，要综合考虑企业的生产经营性质，形成文件材料的多少，及今后的发展趋势，来最终确定，不能套搬其他企业的现成的分类方案。 在大类之下，再根据单位的特点划分属类（二级、三级类目……）。按照《工业企业档案分类试行规则》，二级及二级以下类目的设置方法为： 2.3.1 产品类二级类目按产品种类或型号设置。如企业产品种类较单一，则可将产品的型号作为二级类目；如产品种类较多，则有一个种类的产品就可设为一个二级类目，如有必要，再设置三级类目。 最终组卷，都落实到产品的型号上来。 2.3.2 基建类二级类目的设置按工程项目或建筑项目来设置。 “工程项目”指按建设工程性质或用途进行划分的某一类建筑工程，如生产性工程项目，军用工程项目，“建筑项目”指具体的单项工程，如某一栋职工宿舍楼，某一间厂房等。小型企业可按工程项目设置二级类目。 大型企业，可先按工程项目设置二级类目，如有必要，其下再设置三级类目。如可先按“生产”、“辅助生产”，“生活福利”“社会公用”、“其他”来先划二级类目，在每类下，按建筑项目划三级类目。 2.3.3 设备仪器类的二级类目按设备仪器的种类或型号设置。小型企业可直接按设备的型号设置二级类目，大型企业可先按设备种类设置二级类目，如有必要，再设置三级类目。 对生产过程连续性强的企业，如发电、石油化工等，它的一套生产装置一般都包含有若干数量的设备仪器，可将其一套装置视为一个独立的组合体，作为一个二级类目。 2.3.4 科研类的二级类目按科研课题设置。 对二级及二级以下类目的划分，也要根据自己单位的实际情况来确定，绝不能照抄照搬其他单位的。某个分类方案对A单位适合，对B单位可能完全是个错误。 2.4 类目标志的确定 统一用阿拉伯数字。 十进制：0—9，共可表示10个类。 八分制：1—8，91—98共可表示16个类。 双位制：11—19、21—29、…、91—99，共可表示81个类。 根据类目数量多少来选择类目标志 2.5 档号的确定 档号格式：全宗号—分类号—案卷号 全宗号，有全宗号的据实填写，一般企事业单位可不填全宗号；分类号指大类、二级类目、三