星火培训项目--office应用技巧.ppt

1 1、2、3 OFFICE应用技巧(1) EXCEL PPT WORD 普及一线应用技巧 提高一线生产效率 前 言 随着综合管理人员职能的不断完善，综合管理岗位员工的工作要求已经由单的一支撑工作丰富到了支撑运营的方方面面，人事档案管理、绩效管理、分析材料撰写以及班组博客积分通报等，对日常文案工作也带来了绪多挑战。 怎么能通过现有的办公软件高效管理员工的人事档案？怎么来准确无误来核算员工绩效？怎么来撰写一篇既生动又有说服力的分析报告…员工的劳动技能已不再是一种普遍的简单劳动，已逐渐由一种固定工作模式提升至复杂多变的工作模式，因此怎样实现从诸多OFFICE操作中选择出最简便实用的操作技巧也正是人力部组织这次“星火”培训的初衷。 您在日常工作中接触到OFFICE的几种工具?遇到过什么样的困惑? Office工具常识 Microsoft Office Office 3.0～4.3 发行于1993年8月30日 Office 97 发行于1997年5月12日 Office2000 Office XP Office2003 Office2007 office 2008 Office 2010 Office 2011 Office工具常识 Microsoft Office常用组件 Word Excel Access PowerPoint Word Outlook Project Publisher OneNote Infopath EXCEL实战技巧（之一：取字段某位） LEFT（） RIGHT（） MID（） EXCEL实战技巧（之二：表格联接） 工作情境1：营业人员在日常管理备卡时怎么能高效管理，如：898602C216104590001到0999这999张备卡的批量处理，备卡分配、批量开户等。 工作情境2：需要核对员工的人事档案信息，由于涉及到个人的出生年月、学历、基本工资和绩效系数，因此需要一对一进行发送信息告知确认。 在批量处理时由于字段内容过长无法进行批量递增，因此在这里推荐使用=concatenate()或’’实现文本项的合并。 CONCATENATE()函数 将几个文本字符串合并为一个文本字符串。 CONCATENATE (text1,text2,...) Text1, text2, ... 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。 　　也可以用 （和号）运算符代替函数 CONCATENATE 实现文本项的合并。 EXCEL实战技巧（之三：if函数） IF()函数实操2—根据区间 IF()函数实操3—四则运算 IF()函数实操4--特殊号码 怎么能快速从上万条中高端客户资料中筛选出特殊号码？高效管理自己的客户资料，从而判断客户的稳定性，尤其在大客户签约统计中，对吉祥号码的客户资料大可放心，从而游刃有余于数以万计的客户资料管理工作。如：AAAB、AABB、ABAB、AAAA等特殊号码。如： EXCEL实战技巧（之四：重复资料） 在管理客户资料时,会遇到哪些号码已经办理过某种业务务，同样的原始数据哪些还没有办理，若干时间后怎么来快速稽核，怎么对自己的资料快速统计？ 现在给大家推一个MATCH的应用，验证B列与A列是否存重复数据，可以通过C1列输入C1=ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$4,0))，C列出现’FALSE’则表示该行与A列有重复数据，TRUE则不存在。 ISERROR()函数 ISERROR()函数主要用于判断公式运行结果是否出错; Match()功能确定字符串中是否包含指定模式的字符。　　语法Match ( string, textpattern ) =MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) Lookup_value 为需要在数据表中查找的数值。 例如，如果要在电话簿中查找某人的电话号码，则应该将姓名作为查找值，但实际上需要的是电话号码。 Lookup_value 可以为数值（数字、文本或逻辑值）或对数字、文本或逻辑值的单元格引用。 Lookup_array 可能包含所要查找的数值的连续单元格区域。Lookup_array 应为数组或数组引用。 EXCEL实战技巧（之五：重复筛选） 在人事资料管理时，经常会遇到在EXCEL中遇到人员姓名一样的现象，除了在SQL中通过DISTINCT外，在这儿给您推荐一个方法可通过COUNTIF来快速判断哪些号码是重复的员工姓名。 如A1是数据列，现在可以在B1列输入=COUNTIF(A$1$:A$最大行数$,A1)1，然后下拉B列即可。