CX—2记录控制程序.docVIP

记 录 控 制 程 序 （CX—2） 1 目的 对管理体系要求的记录进行控制和管理，使这些记录予以保持，以提供产品、过程符合要求和质量、职业健康安全、环境体系有效运行的客观证据，为实施纠正和预防措施以及实现可追溯性提供依据。 2 适用范围 本程序适用于有限公司体系运行有关活动的记录的管理和控制。 3 术语和定义 本程序引用集团公司《管理手册》中的术语和定义。 4 职责 4.1 贯标办公室是本程序的主管部门，负责本程序的编制、修订和实施过程中的检查、指导。 4.2项目管理部、项目部、机关各科（部）室，负责管理职权范围内的有关体系运行活动记录。办公室档案室负责对记录的组卷、归档管理和指导。 4.3项目管理部、项目部负责本级有关体系运行活动记录的管理和控制。 4.4 项目管理部、项目部负责所承建项目的质量、职业健康安全、环境有关的各项记录建立、管理。工程竣工后，按工程竣工档案及《铁道部第十九工程局企业档案管理暂行细则》要求逐级移交归档。 5 工作程序 5.1 记录的范围 5.1.1 与综合管理体系有关的记录 a）文件控制记录； b）适用的法律法规与其他要求的记录； c）培训记录； d）信息交流记录； e）与管理体系有关的各项更改记录； f）内部审核记录； g）管理评审记录； h）纠正、预防措施记录； i）监视和测量装置的校准或检定记录。 5.1.2 质量记录的范围 a）与产品要求有关的评审记录； b）与产品有关的设计和开发评价、验证、确认、更改的记录； c）采购过程的供方评价记录； d）生产和服务提供过程的确认记录； e）标识与可追溯性记录； f）质量检查评定记录； g）不合格品控制记录。 5.1.3 职业健康安全的记录范围 a）职业健康安全检查记录； b）协商报告； c）事故（事件）报告； d）事故（事件）跟踪报告； e）职业健康安全会议记录； f）健康监视报告和医疗测试报告； g）个体防护设备发放和风险控制记录； h）危险源辩识、风险评价和风险控制记录； i）安全检查和安全活动记录； j）安全交底记录； k）培训记录； l）其它。 5.1.4 环境记录的范围 a）重要环境因素信息记录； b）环境因素识别和评价记录； c）环境效绩监测和测量记录； d）环境目标、指标和管理方案的检查记录； e）环境监测数据及监测设备的校准、维护记录； f）对供方、分包方施加影响记录； g）事故报告记录； h）应急准备与相应信息记录； i）相关方投诉记录。 5.1.2 记录的方式 记录可采取文字填写，也可采用磁带、磁盘、照片、胶片、录相带等多种形式。 5.2 记录的填写要求 5.2.1 记录的内容必须客观、真实、准确、及时、完整、项目齐全，字迹清晰，能正确辩认。 5.2.2 签字按表格规定的人员亲笔签名，不得由他人代签或打印。 5.2.3 需要归档的记录，必须用碳素墨水或蓝黑墨水填写，如需复写的记录必须用单面黑色复写纸。 5.2.4 有关工程项目的记录应与工程检查同步填写。 5.3 记录管理 5.3.1 记录的收集、编目 有限公司、项目管理部、项目部记录保管人对所保存的记录，负责整理及编制目录。目录中应注明： a）记录的名称及编号； b）记录的形成时间； c）记录的保存期限； d）到期的记录，在备注栏中应注明“作废”，已销毁的记录标明“已销毁”。 5.3.2 记录的标识及处理 a）记录的编号； 记录编号规则： ZT1901CX—XX —XX 代表记录编号 代表程序文件编号 代表程序 b）记录的标识应分类别、名称、编号进行标识； c）记录到期后，保管人员列出清单由分管部门负责人审批后进行处理，将要销毁的记录由记录保管人以及委派监销人共同进行销毁；记录到期仍有参考价值予以保留的，按《文件控制程序》执行。 5.3.3 分包方的记录管理 工程分包方的记录管理执行本程序。 5.3.4 记录的借阅 a）借阅记录的人包括： —业主（代表）及与合同、法律法规有关的各方。 —有限公司、项目管理部、项目部的管理人员。 b）借阅记录必须经分管部门负责人同意。 c）复印记录时，须经分管部门负责人批准。 5.3.5 记录的存放 记录由保管人存放在方便查找的地方，其存放环境应保持干燥清洁，并做到防止丢失和损坏。 5.3.6 记录的归档 a）综合体系运行记录，由各主管部门整理、归档。 b）属于工程施工过程产生的记录，在工程竣工前，由项目管理部、项目部有关人员整理、归类。在工程交付后，属路内工程按合同要求和路局归档要求，按时向路局、有限公司档案室移交归档；属路外工程按合同要求和工程