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电子档案的培训 南京中医药大学兼职档案员工作会议 第一章 电子文件概述 第一节 电子文件的概念和种类 第二节 电子文件的特点 第一节 电子文件的概念和种类 电子文件的概念 电子文件的种类 电子文件的概念 电子文件(Electronic Records)：是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 电子文件的两个基本特征 第一、电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件” （Digital Records） ，这是电子文件与以往所有其它形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其它数字信息的共同点。 第二、电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其它数字信息的基本区别，也是电子文件与其它形式文件的共同点。 两个基本特征或说作为“电子文件”的三个要点： 第一、由计算机生成和读取 第二、由数字代码记录信息（记录方式的彻底变革） 第三、要符合“文件”的要求 电子文件的种类 （1）按电子文件的信息存在形式分类： 文本文件（Text），或称为字（表）处理文件 数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件 图形文件（Graphic） 图像文件（Image） 影像文件（Video） 声音文件（Audio） 命令文件，亦称计算机程序（Program） 多媒体文件：包含上述两种以上信息形式的文件 超文本文件：包含对其它文件链接功能的文件，如网页 电子文件的种类 （2）按文件的功能分类  主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件 电子文件的种类 （3）按文件的生成方式分类 计算机系统中直接生成的原始文件 将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。 第二节 电子文件的特点 信息的非人工识读性 系统依赖性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的易变性 信息存储的高密度性 多种信息媒体的集成性 信息的可操作性 第二章 电子文件的收集与积累 第一节 电子文件的收集范围 第二节 电子文件的收集积累要求  第三节 电子文件的收集、积累步骤 第四节 电子文件的整理  第一节 电子文件的收集范围 电子文件的收集范围，按《南京中医药大学文书档案归档范围和保管期限》执行。 第二节 电子文件的收集积累要求 1.记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2. 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 3.当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4. 定期制作电子文件的备份。 5.各种类型的电子文件在收集时应将其转换为通用格式，一般电子文件的通用格式为： （1）文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT （2）图像电子文件：JEPG、TIFF （3）音频电子文件：WAV、MP3 （4）影像及多媒体音像数据：MPED、AVI （5）数据库文件：DBF、XLS （6）网页文件：HTML 第三节 电子文件的收集、积累步骤 1.及时按照要求制作电子文件备份。 2.每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 3.电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A—— 声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。）  第四节 电子文件的整理 把本部门2007年的电子文件按件整理（需要跟纸质文件建立一一对应的关系），并重新逐一打开，检查文件是否完好。按照某种顺序（时间或内容等）给文件编号，具体可参照下图（如果该文件有附件，可以新建一个文件夹，同其他文