OUTLOOK2007教材.doc

目 录 1 OUTLOOK基础设置 7 1.1创建邮件账户 7 1.2如何创建联系人 11 1.3邮件管理 16 2 进阶技巧 18 2.1设置回执 18 2.2设置重要性 19 2.3预览文档 20 2.4黑/白名单设置 21 2.5邮件颜色标示 21 2.6邮件标记完成/待办 22 2.7自动回复邮件 22 2.8建立邮件检索 26 3 时间管理 27 3.1如何通过日历功能发送会议通知 27 3.2 如何为待办事务设置提醒 29 3.3 如何通过日历功能增加日程安排 30 3.4 如何与别人共享您的日历 33 OUTLOOK基础设置 创建邮件账户 第一次运行Outlook2007，软件将会弹出启动向导配置界面。点击“下一步” 进入“账户配置”界面，点击“下一步”。 进入“添加新电子邮件账户”界面，点击“下一步”。 进入“自动账户设置”界面，勾选“手动配置服务器设置或其他服务器类型”，点击“下一步”。 进入“Internet电子邮件设置”界面后，输入相关信息后点击“其他设置”。 您的姓名：Mail中所显示的名字 电子邮件地址：OA或其他外部邮箱地址 接收/发送邮件服务器：(若使用的是其他外部邮箱需另查服务器地址) 通常可在邮箱首页找到此类信息 例：189邮箱 用户名密码：OA或其他外部邮箱的用户名和密码（若不想每次都输入密码可勾选“记住密码”) 在 “其他设置”页面中单击“高级”选项卡。 勾选“在服务器上保留邮件的副本”此栏则Outlook导出邮件时不删除OA邮箱中的原件。 如果不勾选此栏则Outlook会把OA邮箱中的邮件“剪切”出来！ 可通过勾选“N天后删除服务器上的邮件副本”来推迟删除邮件的时间。 点击“完成”，则成功新建了邮件账户。 点击菜单栏“工具”，点击“账户设置”即可查看已创建的账户名称。点击“新建”即可再次创建账户。 如何创建联系人 导入联系人信息 点击菜单栏“文件”-“导入和导出”，选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。 选择“Microsoft Excel 97-2003”，点击“下一步”。 点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人需要更改。 注：导入的文件必须为97-2003版本。 点击“联系人“，点击”下一步“。 点击“完成“ 新建联系人 点击“新建”，点击“联系人”，填入姓氏/名字(即在OL里所显示的名字)；填入电子邮件(即对方邮箱地址)，点击“保存并关闭”，完成新建联系人。 添加联系人信息 点击“邮件”，点击“收件箱”，选中需要添加联系人的邮件并打开，右键需添加的联系人，点击“添加联系人”，选中要保存的模式，填入相关信息保存并关闭即可。 新建通讯组列表 新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜单中的“通讯组列表”。 输入通讯组列表名称，点击“选择成员”，点击确定完成选择成员。 确定成员后点击“确定”，单击“保存并关闭”，通讯组列表新建完成。 邮件管理 接收邮件 点击“发送/接收”即可收取邮件。Outlook2007启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮件，而且每隔一分钟就会检查是否有新邮件。（注：这个时间是可以修改的）。 发送邮件 在“邮件”界面中，点击“新建”，就会出现发送邮件界面。 点击“收件人”，进入“选择收件人”界面。首先在“通讯簿”下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表，如“综合部”，选择收件人，也可以选择通讯组列表群发邮件，如我们建立的“综合部群发”。 点击工具栏中“发送/接收”的下拉按钮，依次点击“发送/接收设置”,“定义发送/接收组”。将图示的“组“所有账户”的设置”中“安排自动发送/接收的时间间隔”从默认的“30分钟”改为“3分钟”（建议）。 然后点击“关闭”即可。 进阶技巧 设置回执 点击“工具”，点击“选项”，点击“电子邮件选项”。 点击“跟踪选项” 勾选“在到达时处理要求和响应”；勾选“”到达时处理回执“； 勾选”已读“回执；勾选”送达“回执。 设置重要性 点击“新建”，点击“重要性-高“。 选择该选项后，发送的邮件即带有红色感叹号表示该邮件的重要性。 预览文档 点击“邮件“，点击“收件箱“，点击需要预览文档的邮件，点击需要预览的文档，点击”预览文件“ 可在OUTLOOK中直接查看文档内容，无需另行下载文档 黑/白名单设置 点击“邮件“，点击“收件箱“，右键需要添加名单的邮件，点击”垃圾邮件“。 选择“将发件人添加到‘阻止发件人名单‘“即将该联系人设为黑名单后将不会收到该联系人的任何邮件。 邮件颜色标示 点击“邮件“，点击“收件箱“，右键需要标注颜色类别的邮件，点击”分类“，点击”橙色类别“。 标注后可在收件箱最下方的类别分类里找到该邮件 邮件标记完成/待