预算管理软件的系统化进程.docVIP

预算管理软件的系统化 袁光华a 李志坚b 张c （a首都经济贸易大学会计学院b河北大学c清华大学出版社） 企业的预算管理工作由于数据量大，数据之间的相互关联强，在推行过程中离不开预算管理软件。然而，预算管理软件的开发，使用和推广目前仍处于不理想的状况，呈现出“说了不做、做了不用、用了又不顺”的状况，满足不了实际应用的需要。原因是多方面的，但预算管理软件的开发与企业其他管理软件的开发各自为政应该是造成现状的重要原因之一。预算管理软件要想快速的发展，必须在预算管理工作的组织方面，以及管理软件方面实现系统化。 预算管理组织系统化 预算管理组织系统化有两个方面的含义，一是要实现预算管理目标和企业的组织发展目标相一致，二是企业的预算管理有系统的完整的体系。这是预算管理软件在企业能够得到重视并充分应用的基础条件。 预算管理目标和企业的组织发展目标相一致，根本一点就是将企业的发展战略分解为预算指标。实现这种分解的纽带是平衡记分卡或企业的其他绩效考核系统[1]。即先将企业的发展战略转化为平衡记分卡，再将平衡记分卡分解为预算和其他KPI（关键业绩指标）。关于将企业战略转化为平衡记分卡的过程，Kaplan有专著描述了这一过程[2]。而将平衡记分卡分解为预算指标和KPI，就是将平衡记分卡的各项指标实现从企业组织层级自上而下的分解细化的过程，从而完成了将整个企业的战略目标贯彻到每一位员工。在这种组织下，通过预算将企业的目标传递到每一个员工，并将每一个员工的切身利益和企业的目标捆绑在一起，整个企业朝着同一个方向而努力。而且每一个员工有充分的动机随时了解自己的预算目标的完成情况，企业的预算管理软件会得到最大程度的使用，实现最高的效率。长期以来企业预算发展中所出现的许多问题正是由于没有将预算和企业的目标联系在一起。比如许多企业在预算管理中经常出现预算是财务部门唱独角戏的问题，还有预算管理无法做到全面预算，或是单纯的现金预算，或者并没有全员参与。在所有这些情形，预算管理软件的发展成了无源之水。 企业的预算管理的完整的体系应该有八大模块和一个循环构成：预算编制、预算执行、预算计量、预算分析、预算报告、预算关联的奖惩系统、鉴证或内部审计、技术支持。循环系统是指预算是一个控制系统。通过比较实际结果和预算，对差异进行分析，并根据分析结论对前面的实际运作过程进行修正。八大模块描述了预算静态的八大关键环节，一个循环描述了预算动态的运转过程，二者的结合构成了预算的完整体系。八大模块中，预算编制、预算执行、预算计量、预算分析和预算报告五个模块形成了预算管理循环：从管理当局出发，又回到管理当局。后三个模块则是预算管理系统运行的保障条件。奖惩系统将员工的预算完成情况与奖惩挂钩，是预算执行的原动力。鉴证或内部审计保障预算计量结果的公允性。技术支持模块的核心就是预算管理软件，保证了预算信息处理的及时性，便利管理当局解读和利用预算信息。预算管理软件的主要的职能也就是实现前五大模块：编制、执行、计量、分析和报告。其中预算执行是企业实际运营环节，计量模块将实际运营结果采用计算机设备或人工转化为数据。因此，预算编制、预算分析和预算报告是预算管理软件的核心模块，也是衡量任何一款预算管理软件功能是否齐全的关键。现有的预算管理软件大多没有设计预算分析和预算报告，单纯的预算编制不能成为一个合格的预算管理软件。 企业管理软件系统化 管理软件系统化是指企业的预算管理软件、企业的会计核算软件，企业的ERP系统等管理软件应该是相互融为一体，形成完整的体系。而不是核算软件是一套，预算管理软件是另一套，企业的ERP又是另外一套，相互分割，互不关联。 分离的管理软件系统和集成的软件系统可以用下图描述： 分离的管理软件系统由于开发是各自为政的，因此在采集实际数据时分别采用不同的方式，采用不同的数据格式。这不仅造成了数据冗余，而且预算管理软件缺乏核算软件所有的准则，数据缺乏可比性、客观性。更严重的问题是，企业没有专门的预算管理人员，数据的采集由于成本大，而收益无法确定，直接造成了有些企业干脆就放弃使用预算管理软件。甚至可以说，实际数据的采集就是制约预算管理软件发展的瓶颈。而少了实际数据采集这一环，预算管理工作也就无法继续，最终是半途而废。手工进行预算管理只会使问题加剧，也避免不了上述问题。 预算管理软件采用的另一种方式是直接从会计核算软件中或ERP中获取数据。这种方式同样存在着问题。第三方会计核算软件往往并不提供数据接口。即使提供了数据接口，由于数据格式、数据统计口径、数据体系服务于不同的对象，因此采集过来的数据并不适用于预算管理。还得走回手工采集数据的老路。数据采集问题对于ERP和核算软件同样存在，但是由于核算软件仅涉及财务数据，而ERP只涉及非财务数据，不如预算管理软件的问题突出。 解决上述问题的办法只有采用集