固定资产与工程付款与挂账流程.docVIP

固定资产与工程设施类付款与挂账 问题：1.经办部门填写设备与固定资产类付款单时对于应该提交哪些附件资料没有统一的标准。 2.经办部门经常在设备验收几个月甚至1年多以后才提交最后一期付款单。财务则依据最后一期付款或者年底一次性统一对未转固的资产进行转固处理。从而造成固定资产未及时入账以及未及时计提折旧的问题。 3.经办部门对于何时通知设备商开票，何时将发票，何时将验收单提交到财务才更符合财务制度没有统一标准。 4.经办部门普遍反映每次付款都必须重复提交合同复印件等较为浪费人力。 目的：1.重新规划相关付款与挂账流程从而规范报账附件资料形成标准化。 2.解决未及时计提折旧的问题。 3.简化流程，节约效率。 流程：流程及标准附件资料改变分为设备类和工程类： 设备类 重点：将挂账与付款分开填单。可以解决固定资产未及时入账从而未准确计提折旧的问题。但是将大幅度改变现有流程。需要专门培训以便经办人理解。 挂账（须填写应付款申请单－暂时没有该种单据，需印刷） 说明： 只要当月办理了验收手续的都必须填写应付款申请单给到财务挂固定资产帐。也只有当月办理了验收手续的才需要办理挂账手续。 在设备达到预定使用状态的当月，必须立即办理验收手续。争取在当月办理完成。时间跨度不要超过一个月。（目前设备类验收手续过长，签字人太多，办个验收手续经常超过1个月，建议相关部门修改流程.） 如果当月办理了验收手续，必须要求设备商在当月开出全额发票，力求保持验收手续和开票日期为同一个月份。要求设备商开发票的时间不能提前也不能拖后。 如果当月设备商开出全额发票，但是我司因为某种原因不愿意付验收款或者当月暂时不愿意验收。则应填写一张“只用来挂账不用来作为付款依据的验收单”（具体形式可以讨论） 如果设备已基本达到预定使用状态并已开始使用，但是因为某种原因（例如有点小毛病）不愿意付验收款或者当月暂时不愿意验收，而且设备商未提供发票。则应填写一张《资产已达到使用状态单》先办理挂账手续。 发票必须按照合同金额开具全额发票，不能分期开票。 必须提供附件 备注 设备、设施配置申请表合同复印件 对方单位请款函 由对方单位提供，格式随便，但必须写明请款原因，请款金额。并盖有对方公章必须是原件按照合同规定付款的证明文件例如合同规定验收后付款，则必须附有《设施设备验收报告》，合同规定设备到厂后付款，则必须有我司相关人签收的货物到厂记录资料，总之，合同是怎样规定付款的就必须提供相应的证明文件 二、工程类 说明：1.因为工程不同于设备，即使不验收财务帐也经常需要入账到在建工程。所以工程与设备最大的不同就是工程的流程仍旧保持挂账与付款合并在一起报单，不分开两份单。而且在报付款单时就按照付款金额同时开发票，也就是说，工程必须按照付款金额分期提交对应金额的发票。 2.工程在已经达到预定使用状态后，也必须在当月办理验收手续并向财务申请支付验收款。不能拖后也不能提前。 工程类第一次请款 必须提供附件 备注 外发维修/工程申请单 合同复印件 对方单位请款函 由对方单位提供，格式随便，但必须写明请款原因，请款金额。并盖有对方公章必须是原件 与付款金额相同金额的发票 第二期及以后各期请款 必须提供附件 备注 对方单位请款函由对方单位提供，格式随便，但必须写明请款原因，请款金额。并盖有对方公章必须是原件 按照合同规定付款的证明文件例如合同规定验收后付款，则必须附有，合同规定设备到厂后付款，则必须有我司相关人签收的货物到厂记录资料，总之，合同是怎样规定付款的就必须提供相应的证明文件 与付款金额相同金额的发票 另外：对方单位如果是第一次合作，还需要提供对方单位的银行账号和开户银行名称信息的书面文件，并盖有对方单位公章，必须提供原件。