办公用品及办公设施设备管理规定精选.doc

重庆 有限公司 标准编号 XZ.01-2011 版 次 A 办公用品及办公设备管理规定 实施日期 2012年5月20日 办公用品及办公设施设备管理规定 1 范围 本标准规定了公司办公用品、办公设施设备的管理内容与方法。 本标准适用于公司的办公用品、办公设施设备的使用、申请和报销等。 2 职责 行政部负责对办公用品、办公设施设备的管理工作。 各部门按照此管理规定配合开展办公用品、办公设施设备的管理工作。 3 管理内容及方法 3.1 分类 3.1.1 办公用品分为易耗品、耐用品、专用品（包括促销礼品、奖品等）、公用品。 3.1.2 办公设施分为：办公设备与耗材、数码产品及配件、电脑整机及配件、通讯产品、电器和办公家具。 3.2 办公用品的管理 3.2.1 办公用品的申请 3.2.1.1 易耗品每月25日（如遇休假顺延）申请一次，各部门填写好《办公用品申购表》，由部门经理、行政部签字审核后，交行政部制定统一办公用品购置计划，并填写《办公购置计划表》。如遇特殊情况需临时领用，需经部门经理和行政部批准后另行申请。 3.2.1.2 耐用品每季度末的25日（如遇休假顺延）申请一次，申请程序同3.2.1.1。 3.2.1.3 专用品的申请根据部门实际情况申请，申请程序同3.2.1.1。 3.2.1.4 涉及到公用品的，由行政部统一提出申请，申请程序同3.2.1.1. 3.2.2 办公用品的购买 3.2.2.1 办公用品的购买原则上指定一家定点购买，并对价格进行严格核实，遵循质优价廉、节约成本、满足需要为原则； 3.2.2.2 行政部根据部门提出的计划汇总后，上报总经理批准后购买。 3.2.2.3 办公用品的一次性采购金额在1万元以上的，原则上需签订购销合同。 编制： 校对： 审核： 批准： 发送部门 份 数 3.2.3 办公用品的领用 3.2.3.1 领用时间：每月的第一周。 3.2.3.2 各部门根据《办公用品领用表》指定专人到行政部领取办公用品，并在单据上签字。 3.2.3.3 每周三可以办理临时领用，领用人在《办公用品领用表》上签字； 3.3 办公设施设备的管理 3.3.1 办公设施设备的申请 办公设施的申请购买原则上由部门提出，填写《办公设施设备申购单》，报分管领导、行政部、总经理审批后，由行政部安排采购员负责购买。 3.3.2 办公设施设备的购买 采购员通过询价购买办公设施设备，原则上至少询价三家，并将三家的报价附后，选择最优一家购买。办公设施设备的采购金额在1万元以上的，原则上需签订购销合同。 3.3.3 办公设施设备的领用 领用时，由行政部通知部门专人领取，并在《办公设施设备领用单》上签字。 3.4 库房管理 3.4.1 购买相关物品后，行政部人员办理入库手续，办理时应仔细检查物资型号、外观等情况、确认与《办公用品购置计划表》或《办公设施设备申购单》内容核对无误后并经主管领导确认方可入库。 3.4.2 行政部人员应按使用部门建立台帐，台帐内容须明细购置时间、出入库时间、首次配置部门及其他必要信息。 3.4.3 物品出库时，领用人员需在相关领用单上签字确认。 3.4.4 物品出库后，行政部人员须在1个工作日内完成台帐更新工作。 3.4.5 各部门负责人员应建立部门低值易耗品领用登记台帐；行政部每月对各部门的领用原始记录进行检查、核实，并将相关费用划归到各个部门。 3.4.6 各部门调出或离职人员，离开岗位时，其使用的办公用品中的耐用品、专用品及办公设施设备由行政部负责收回，行政部负责对调出或离职人员的回收物品进行调配。 4 记录 a) 办公用品申购计划表 b) 办公用品购置计划表 c) 办公用品领用表 c) 办公设施设备申购单 d) 办公台账 办公用品申购计划表 序号 办公用品名称 规格型号 单位 数量 备注 部门名称： 年 月 日 申请人： 部门经理： 行政部： 办公用品购置计划表 序号 办公用品名称 申请 部门 规格 型号 单位 数量 单价 金额 备注