会议与活动安排ppt.ppt

* 會議管理 * 第二步 勘查场地 户外活动与室内活动 餐饮需要试吃 住宿必须彻底了解设施及价位 交通问题如何解决 可以使用的会议室及设备 空调系统 * 會議管理 * 第三步 设计报名表网页及印刷品 注册时必须分组 网页必须容易进入填写 是否加入照片 制作名牌 决定Slogan及Logo * 會議管理 * 第四步 征求议案或论文 必须有统一的格式 时间控制 编辑完搞 统一窗口 截止日期 * 會議管理 * 第五步 社交活动设计 开幕酒会或开幕式 大型餐会方式 表演节目 余兴节目 授证仪式及颁奖 闭幕仪式或晚会 * 會議管理 * 第六步 训练义工与志工 举办说明会 训练语言及仪态 分派工作 成立临时性编组 分发资料 选聘司仪 * 會議管理 * 第七步 收费与控制预算 运用何种方式及时间收费 找寻赞助包括活动及餐饮 议价与比价 善用社会资源 慎选财务人员 公关费用支出的认定 * 會議管理 * 第八步 宣传与媒体沟通 召开记者会 排定媒体采访顺序与人选 指定发言人 制作采访证 设计DM 海报 Banner 以及 广告 * 會議管理 * 第九步 结案与危机处理 庆功宴 结案报告 突发性意外 申请费用 退费 收据与凭证 * 會議管理 * 贵宾的接待要领 基本礼仪表现：对于别人的意见和看法应该给予最大的尊重，不可一意孤行，过于坚持，甚至取笑他人的想法或创意。成功的会议得靠与会者脑力激荡，共同参与，多一位主动者，看法差异就会减少，比较容易产生解决方案。对于会议的进行，除了要正面响应，也要踊跃发表意见，分享信息。 * 會議管理 * 贵宾的接待要领 坚守事实原则：会议中的陈述的言论，一定要有事实根据，不可过于夸大，加油添醋。不可言词闪烁，推卸责任。对于某些原则过于放松，以致绩效不彰；但是有些议题，必须视情况弹性调整，此时就应该列为开放议题，给予适当弹性，以免议事讨论陷入胶着。 * 會議管理 * 贵宾的接待要领 聚精会神开会：与会的相关数据、数据、图表均应事先准备，深入了解，充分准备，才能达成会议目的，有效解决议案。会议的席次和座位有其既定的安排礼节，与会者应谨守分寸，选择符合自己职务的位置入座，以免贻笑大方。有些议事进行节奏较快，如果没有用心集中精神，很容易错失重要议事却不自知。 * 會議管理 * 贵宾的接待要领 注意仪容形象：「好的开始，是成功的一半」，会议能准时开始，就表示会议目的已经成功达成一半，人人准时出席，会议才会成功。会议中个人的仪态举止就是形象的缩图。开会时坐姿不良，一下抖脚，一下趴睡，打哈欠、梳头发、补妆这些都是不雅的举止，不应该发生。 请多指教！ 谢谢观看 非常感谢观看本文档 * * 會議管理 * 座位礼节与会议纪录撰写技巧 * 會議管理 * 4 8 9 5 1 4 8 9 5 1 男主人 女主人 門 圖6-4 英美式長桌排法 * 會議管理 * 圖6-5 法式長桌排法 * 會議管理 * * 會議管理 * * 會議管理 * 會客室的坐席順序，距入口較遠的是上席。 一般的上席是沙發。 4 5 是公司內部人員的座席。 圖12-11-1 會客室的坐位順序 * 會議管理 * * 會議管理 * * 會議管理 * * 會議管理 * * 會議管理 * 会场的选择 日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，以展现民主团结的气氛； 座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，让与会者感受轻松亲切最重要； 中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，以打造正规严肃的感觉；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式最佳，以便与者宾客任意走动，相互寒喧，交换信息； 大型会议一般在剧院型会场或礼堂召开，因为人数众多，为适当控制议程进行，形式也就比较固定。 * 會議管理 * 剧院型 * 會議管理 * 教室型 * 會議管理 * 方桌型或马蹄型 * 會議管理 * 会议记录的要点 要抓重点纪录 分出何者是事实 要懂得选择 挑出有问题的灰色地带 要很专注 根据议程纪录 记下发话人的姓名 听一段记一段 事前复习前次开会记录 * 會議管理 * 会议记录之撰写 用最简短的文字及句子完成会议记录 用最直接的要点陈述 避免批评式字眼 避免别人看不懂的辞语 运用纪录性口吻, 而非直接引用与会者的谈话 尽量避免提到人名 * 會議管理 * 会议纪录的格式 叙述式会议纪录:直接将发言者和主席或其它与会者的对话，以叙述的语法予以纪录。 辩言式：望文生义，这种格式多半是发言者和与会者或主席之间一问一达，交叉诘问，互有回应。可想而知，这类会议通常非常精采，与会者互动频繁，发言次数高，速度快，所以也是最能考验纪录者功力的一种格式。 * 會議管理 * 会议纪录的格式 行动式：这种格式最为简洁，就只