办公室事务ppt - 管理学原理网络课程.ppt

秘书理论与实务 之秘书实务篇—秘书办公事务 秘书的事务工作，即办公室日常事务管理工作，包括办公资源的管理、电话信件的管理、信访督查工作、值班必威体育官网网址工作、印章凭信管理、接待管理、领导日程安排及领导公务旅程安排等项目。要求通过本章的学习，领会和掌握办公资源的管理技能；掌握办公电话的接打及公务信件的处理技能；协助领导处理信访及决策执行的督查落实工作；安排公务值班及办公场所的必威体育官网网址工作；掌握印章和证明信函的保管和使用技能；掌握来宾的接待及服务工作的技能；掌握安排领导时间和日程的技能技巧；掌握安排领导公务旅程的技能技巧。 第一节 办公资源管理 掌握恰当进货、入库并控制库存办公设备和办公用品的技能，合理调配和利用办公资源； 掌握办公设备及办公用品采购的程序和步骤，了解办公用品的发放程序； 掌握计划安排办公事务、运用承办周期制度、工作时间表及工作日志等手段的技能。 邱志伟从销售部调来集团办公室，主任要他负责管理集团的办公资源。 随着事业的发展，总部这几年规模拓展很快，家大业大，现在到底有多少家当，主任自己也搞不清楚了。但主任又很清楚：本部经常重复购买一些设备和物品，而有时则各部门在使用办公资源时互相冲突争抢。所以他才决定招聘懂管理的秘书，统一规范管理办公资源，合理调配和利用办公资源，提高办公资源的使用效率。邱秘书受任后，经过一段时间辛苦工作，把集团所有的办公资源，包括日常用品、办公用品、家具、设备、车辆等的数量、现状和使用情况调查得清清楚楚并分类建档。鉴于集团本部的办公资源种类实在繁多，邱秘书向主任提出购买办公资源管理软件，实现办公资源管理的信息化，以便提高办公效率。主任欣然同意。邱秘书购买安装好软件，把各种办公资源的信息输入电脑，建立起办公资源的档案和办公资源的运行记录。根据档案记录，邱秘书就能有效地调配办公资源了。昨天，财务部新招聘了一位会计专业的大学生，他们提出申请，要求购买办公桌椅，配置电脑及其他办公用品。邱秘书通过办公软件查询，发现前两天正好有一位员工退休，腾退了一套办公桌椅和办公用品，于是，就把这套桌椅和办公用品调配给新来的大学生；同时，公关部在上个月购买了一台配置相当高的电脑却没用而闲置在那里，经协商，他们同意退出来调配给其他部门使用，这正好调给新来的大学生。此事不需花费一分钱，问题就圆满解决。主任对邱秘书的现代办公资源管理表现很是满意。 一、设备用品的管理 （一）办公设备和办公用品的采购 2．采购办公设备和办公用品的程序 （1）由需要者填写公司内部的《购买申请表》并签字，经部门领导批准后交给采购人员。 （2）采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经比较、筛选，填写正式订购单并报主管签字批准。同时要复制一份给会计部门，表示开始购货准备付款。 （3）收到供应商的货物后，对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量，验收合格后将签收交货单送财务部门。 （4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房管理人员验收签字。 （5）财务部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。 （二）办公设备、办公用品的进库和保管 1．办公设备和办公用品的进库： （1）核对订货单、交货单及货物，要求帐物相符。 （2）发现账物不符，应立即通知采购部门联系供应商；同时通知财务部门，按实际接收数支付货款。 （3）将接收的每一类货物详情输入单位办公用品库存卡的接收项中。 （4）及时更新库存余额。 （5）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 2．办公设备和办公用品的保管 （1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，避免丢失，储藏需要的面积取决于单位规模的大小。 （2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便在需要时能迅速找到物品。 （3）根据“先进先用，后进后用”的原则，新物品应置于旧物品的下面或后面，使先进的物品能先发出去，保证物品不会因过期而不得不销毁。 （4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。 （5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒等，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。 （6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。 （8）办公用品的进货、存货和发放记录与资料要保管好。 （三）办公设备和办公用品的领用 1．办公用品的识别 （1）纸簿类：A