[工作范文]关于公文处理、印章与档案管理的若干问题.ppt

* * 2、印章的保管 秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选，并应加强平时的教育和考查。印章应选择安全保险的地方存放和保管，如机要室或办公室的保险箱内，或存放在办公桌的抽屉里，则应当装配牢固的锁。印章不得委托他人代管。平时使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注意经常洗刷，防止印泥和其他污物将刻痕填塞，以保持图案和印文的清晰。 * * 3、印章的使用管理 使用印章，一般应经本机关领导人批准，办理签批手续，秘书人员不要擅自做主。文件用印，以文件领导人签发签字为准；常规用印，有秘书部门负责人批准即可；对一般事务性的介绍信用印，秘书人员可依照惯例承办，不必事事请示。 秘书部门必须建立用印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及姓名、用印份数、批准人、经办人等，以备查考。 秘书人员要正确用印。盖印时，秘书要握准公章，盖印要稳，不要转动，蘸印泥要轻蘸多次，使每个字都能均匀地吸上印泥。需盖印的公文或证明信，放置要端正，桌面要平，印文下面可垫一些较软的纸张或书籍。需装订的公文，应先盖印后再装订。盖出的印章图案，必须保持位置恰当，字体端正，图形清晰，不能模糊不清。 * * 4、印章的停用和销毁 机关或单位如发生合并、撤销、名称更改的情况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失效。废印章必须及时送交原制发机关封存或销毁，或按公安部会同有关部门另行制定的规定处理，不得在原使用单位长期留存。 原制发印章的单位，对废印章应当登记注销。除某些重要单位具有保存价值的印章须存档保管外，一般单位的废印章应集中起来，定期销毁。销毁印章应当报经单位负责人审核批准。主管印章的人员应在销毁现场实地监销。 * * （四）电子印章的管理 电子印章是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，通俗地说，电子印章就是电子签名加上印章图片。电子印章的管理需要注意以下几点： 1、电子印章的形状、印文、图案、尺寸规格等外观形式以及法定效力与正式印章相同。 2、电子印章必须由上级机关统一制作颁发，任何单位不得自行制作使用，也不得私自复制电子印章软盘。 3、电子印章及密码必须由指定的秘书人员保管和使用。保管人员不得向任何人提供操作程序、电子印章软盘及密码。 4、保管电子印章的人员如有变动，应立即通知颁发机关，以便及时更改密码。 5、电子印章应在专用计算机上使用。 6、电子印章只用于电子文书，其盖章位置与纸质正式公文相同。 7、电子印章的停用和销毁管理要求与正式印章相同。 * * 三、档案管理 （一）档案的种类 1、公务档案与私人档案 公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案是指人们在私人活动中形成的档案，其形成主体主要是个人。这两个相对概念解决了档案的归属及所有权问题。 2、历史档案与现行档案 历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚，离现在较近且主要起现实参考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案。 * * 3、文书档案、科技档案与专门档案 文书档案是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性、法律性或政治性公文（如请示、批复、决定等）转化而成的档案，其实质是突出强调了行政性档案在档案大家庭中居主导地位。 科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书等。它是人类面对自然进行科学研究，进行物质生产活动的记录。 专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案等。 * * （二）存储媒体 与图书、资料一样，档案也有其存在的形态，也就是人们通常所说的档案载体。换句话说，我们认识档案，也只能先从它的“外形”开始。现阶段存储媒体主要有： 1、纸质媒体 纸质档案是目前使用最多的存储媒体，尽管现在人们总是不断地提“无纸办公室”，但它依然还是办公室的主角。因为纸质档案比起电子、磁性或者其他媒体历史最悠久，其设备、供应品及存档程序相对而言也更具标准化