秘书信息工作的方法.ppt

秘书信息工作 信息工作方法 信息工作方法主要是从信息收集，信息整理，信息传递，信息存储，信息反馈等各方面来阐述。不同阶段的信息工作的方法不一样。 信息收集的方法 根据信息收集的具体目的和所在组织的业务内容，以及环境条件的不同，信息收集的方法多种多样，常用的信息收集方法有： 1.观察法 2.问卷法 3.阅读法 4.询访法 5.网络法 6.交换法 7.购置法 信息收集的方法 观察法：也称直接考察法，是收集和获取信息的最基本方法。指人们直接用感官或借助于其他工具认识客观事物，获取信息。 观察法的优点： 1）方法简单、灵活。 2）获得较为客观的第一手信息材料。 3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解。 观察法的缺点： 1）不易收集到深层次信息。 2）获得信息量有限。 3）观察效果受观察者观察能力的影响。 信息收集的方法 问卷法：指由收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。问卷依其填写者不同可以分为自填问卷和访问问卷。 问卷法的优点： 1）可以节省时间、经费和能力。 2）有利于收集真实的信息。 3）所获得的信息资料便于定量处理和分析。 4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为误差。 问卷法的缺点： 1）回收率难于保证。 2）问卷的质量难于保证。 3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能作答。 信息收集的方法 阅读法：指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中获得信息。 阅读的优点： 1）信息周转快，获取信息方便。 2）信息量大、适用性强。 3）能全面提供工作需要的参考信息。 阅读的缺点： 1）信息来源多，信息可能失真、有杂质。 2）需要筛选、判断信息的真实性。 询访法 询访法：指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。询访法是一种询问者意图完全公开的方式。询访的形式有多种。有面谈询访，访问，电话询访，书面询访。 询访法的优点： 1）应用灵活、实用。 2）直接交流、互动沟通。 3）能获得语言信息和非语言信息。 询访法的缺点： 1）要求询访者具有一定的素质和能力，能很好地运用询 问技巧。 2）书面询问较复杂、难掌握。 3）费用较高、时间教长，规模小。 信息收集到方法 网络法：通过因特网交流信息。 网络法优点： 1）信息时效性很强。 2）必威体育精装版信息补充及时。 3）收集信息迅速、广泛。 4）收集信息不受时间、地域的限制。 5）能收集文字图表信息和声像信息。 网络法的缺点： 1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾。 2）需要掌握计算机知识。 信息收集的方法 交换法：将自己拥有的信息资料与有关地区、部门、单位或个人的信息资料进行交换。交换的信息资料一般是限制发行或内部发行的印刷、音像材料。 优点： 1）实现彼此间的信息共享。 2）获得信息及时、适用。 3）节省信息收集时间。 4）可临时交换各自感兴趣的专题性信息。 5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，长期交换。 信息收集的方法 缺点 1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上。 2）需注意信息的必威体育官网网址问题。 3）交换信息的范围窄。 信息收集到方法 购置法：包括订购、现购、邮购、代购等。主要购买与信息收集有关的数据、报刊、专利文献、磁带磁盘。 优点： 1）相关信息比较集中。 2）许多出版机构和书店都有订购业务。 3）能获得大量系统化、专业化的知识信息。 缺点 1）费用高，花费时间和人力多。 2）要从大量信息中筛选有价值的信息。 3）信息要经过真实性鉴别以后才能利用。 信息整理的方法 信息的整理有一套内在逻辑联系的程序，包括：分类、筛选、校核、综合、编写。 首先，是信息分类方法有： 1、字母分类法 2、地区分类法 3、主题分类法 4、数字分类法 5、时间分类法 信息整理的方法 字母分类法：按照字母的排类顺序分类。通常是按照作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。 优点： 1）不需要索引卡片。 2）分类规则容易掌握。 3）能与地区或主题分类法结合运用。 缺点： 1）查找信息须知道姓名或单位名称、标题。 2）某个字母下排列的信息较多时，查找费时。 3）大型系统使用时，很难估计每一字母需要的存储空间。 信息整理的方法 地区分类法又称地理分类法，是按信息产生所形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类，按字母的先后顺序排列。 优点： 1）便于查找具有地区特性的信息，如某一地区的有关公司信息、销售信息。 2）分类方法容易掌握。 缺点： 1）采用地区分类方法需要有一定的地理知识。 2）只适用于某些单位或部门。 信息整理的方法 主题分类法：按信息内容分类进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。 优点： 1）相关内容信息材料集中存放。 2）信息能按逻辑顺序排列。 3）方便检索。 缺点： 1）分类标准不好掌握。 2）标题不能很好的反应主题