秘书理论与实务课件11.ppt

第十一章 秘书工作与办公自动化 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能了解办公自动化发展过程和现状，掌握办公自动化系统的基本功能和相关设备与技术的基本知识；认识理解电子政务和电子商务的工作原理和基本特征。 技能目标： 通过训练，能熟练使用基本的办公设备，并具备较强的维护能力；具备较高操作计算机办公软件的水平与从事电子政务与电子商务的基本能力。 案例导入 北京李宁体育用品公司为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持公司的良好势头，启动了办公自动化系统建设来带动企业的信息化建设，提高企业的整体竞争优势。该项目的目标是在李宁公司内部搭建起适合公司需要的电子邮件系统并逐步建立起满足公司业务需求的办公自动化应用系统。在建设系统的过程中，李宁公司发现目前办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入企业的发展变革过程中，更加贴近企业发展过程中各阶段的实际需求。办公自动化已经演变为以知识管理、人力资源管理、流程管理、电子协作等为主要核心内容的企业信息化系统。 李宁OA的第一阶段建设目标为：李宁公司的整体邮件系统的规划和实施；办公自动化应用，包括：会议室预定、论坛、名片申请、长途电话申请、电子邮件申请、发文管理、工作日历。 第二阶段建设目标为：连通北京总部和外地分公司的邮件系统，建立李宁公司统一的邮件系统 ；连通李宁公司与Internet邮件系统，建立与客户、合作伙伴的沟通通道；建立李宁公司的知识管理系统，建立公司的知识管理体系 ；建立公司员工绩效考核系统，提供员工考核系统的实施服务。 ? 通过两个阶段的建设，李宁公司在内部已经形成了电子化办公的氛围和环境：员工通过电子邮件系统就能够方便地与客户、商业伙伴或是其他员工进行沟通；公司通过各部门的知识管理库，能够将员工积累的知识、经验和信息积累下来并合理的进行分类，员工也能方便的查询到可能会有帮助的知识和经验；通过绩效考核系统，人力资源部能够将公司的KPI考核体系落实到人，能够对员工的绩效情况进行跟踪、评估，最终形成对员工的评价报告；将内部办公信息整合，提供更为准确的数据依据，为公司的管理提供服务；借助系统进行企业文化的深入宣传，进一步增强了企业凝聚力。 案例简析 通过李宁公司办公自动化的进程，我们可以清楚地看到，随着现代信息技术尤其是计算机技术的发展，办公室工作已经发生了革命性的变化，办公自动化革命借助先进的技术设备极大地提高了办公的质量与效率，将机关、企业的管理与办公活动引入了自动化、现代化的轨道。 第一节 传统办公系统与办公自动化系统 一、传统办公系统 传统办公系统是指现代以计算机为核心的信息技术应用到秘书日常工作以前，以手工处理为基础的办公室管理系统。 办公是指处理人类集体事务的非物质生产性活动，它的内容与形式多种多样，但不论何种形式的办公，在内容上都有相同部分，如拟定公文、收发文档、数据收集、数据统计与分析、会议组织与准备等，这些文职工作都是秘书从业人员所必需从事的主要工作。对于秘书的办公活动来说，正常的办公活动需要具备一些条件：第一、要有专门的办公地点，如办公室；第二、要有明确的办公目的与任务；第三、要有能够满足使用的办公设备条件。当满足了这些条件之后，为了提高办公效率，秘书从业人员还需要掌握科学的办公方法，建立完善的监督机制，这一系列条件、方法和机制结合起来，就形成了一个以完成办公目的而存在的办公系统。 （一）办公系统的功能 1.信息的接收与生成 包含办公系统接收系统外部的信息与系统本身形成的信息两个部分。表现在具体的工作事务中，有本单位与外部机构单位来往的公文、报表、通知、合同以及各种形式生产、经营、管理文件信息。 2.信息的保存与记录 是指将办公系统所接受到的信息与经过加工处理的信息，科学的存储在一定的载体上，以便于以后的查询与利用。如秘书工作中常见的保存档案，存入电脑、形成音像资料等。 3.信息的加工与处理 是指用科学的方法对各种信息按其性质、内容进行有目的的分析、研究、综合等深层次处理。 4.信息的传输 是指通过办公系统将系统内外的信息通过科学合理的方法在不同的地点之间迅速、准确、安全、可靠的传递。如发送e-mail，发送传真等。 5.信息的利用 是指办公系统将有用的信息通过方便有效的手段向使用者提供，从而达到信息工作的根本目的。 6.信息的销毁 是指通过办公系统将一些无用文件或需要销毁以防泄密的文件安全有效的进行销毁。 （二）传统办公系统的缺点 传统的办公方式由于条件与技术的限制，一直以手工处理为主。秘书人员往往处于