秘书理论与实务课件5.ppt

第五章 文书撰拟与公文处理 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能熟知通用文书、专用文书、涉外商务文书的有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握文书撰拟、公文处理的技能，包括收文处理和发文处理的技能。 案例导入 金川市211路公共汽车将于2000年12月5日前，在全线实现更换新车（新车车型为XX型黄海客车），实行无人售票服务；另新增同型号公交车10台，延长线路3公里。新车上线后，金川市客运集团公司要将1988年制定的现票价：0.50元(起始价)－1.00元(第7站起至终点站)，调整为全程票价一率1.00元。为此，该公司向上级主管部门——金川市交通局上报一份有关要求调整票价问题的材料。金川市交通局又与市物价局协商，市物价局同意了市交通局的调价意见，211路公共汽车票价如期调整。 案例简析 上述案例中的文书撰拟任务，包括三项：一项是金川市客运集团公司向上级主管部门——金川市交通局上报一份有关要求调整票价问题的材料，即要撰拟一份请示；二是金川市交通局又与市物价局协商，即要撰拟一份函；三是市物价局同意了市交通局的调价意见，即也要撰拟一份函。 请示和函都是行政文书。行政文书是机关、团体、企事业单位依法行政，用来处理公务的通用文书。当然，通用文书除了包括行政文书外，还包括事务文书。和通用文书相对的是专用文书，这类文书是具有专门职能的机关、团体、企事业单位使用的。中国加入世贸组织后，一些社会组织自然会用到涉外商务文书。文书工作除了文书撰拟外，还有公文处理的任务。 第一节 通用文书 文书是个人、组织、国家在社会实践活动中，从一定的目的出发，逐渐形成具有相对规范格式、用以处理各种事务、沟通各种关系的文字材料。文书从使用主体和适用范围的角度划分，有私人文书和公务文书。秘书在工作中使用的文书主要是公务文书。公务文书简称公文。公务文书具有政治性、权威性、规范性。 文书工作是指文书的撰写、制发、处理、管理等一系列程序性工作。文书工作具有有序性、操作性、确定性的特点。文书工作要求准确、集中、高效。 文书工作是秘书的一项经常性的基本业务工作。作为秘书，应该熟悉和掌握文书工作，主要是文书撰拟与公文处理的有关知识和技能，尽职尽责地把文书工作做好，以提高秘书工作的质量和效益。 通用文书泛指通行于机关、团体、企事业单位，用来处理行政工作、办理事务的应用文书。通用文书主要包括行政公务文书和事务文书两大部分。 一、行政公务文书 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 行政公文的主体虽然狭义上是指行政机关，但是广义的行政公文的主体包括机关、团体、企事业单位。 撰拟行政公文，首先要明确行政公文的种类和特点，然后根据行文目的和行文功能选择确定文种，按照行政公文的规范体式撰拟文稿。撰拟行政公文的程序如下： （一）行政公文的种类 从不同的角度划分，行政公文有不同的种类： 第一，国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定：我国现行的行政公文有13种，分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 第二，从行文关系、行文方向的角度划分，行政公文有三类：下行文、上行文、平行文。命令、决定、公告、通告、通知、通报和批复属于下行文；议案、报告、请示属于上行文；函是典型的平行文；而意见和会议纪要下行、上行、平行都可以。 （二）行政公文各文种的行文功能 1．命令 命令的行文功能是：公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2．决定 决定的行文功能是：对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及个人；变更或者撤销下级机关不适当的决定。 3．公告 公告的行文功能是：向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4．通告 通告的行文功能：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5．通知 通知的行文功能是：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达事项；任免人员。 6．通报 通报的行文功能是：表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况。 7．议案 议案的行文功能是：各级人民政府向同级人大或人大常委会提请审议事项。 8．报告 报告的行文功能是：汇报工作；反映情况；答复询问；报送材料。 9．请示 请示的行文功能是：请求指示；请求批准。 10．批复