秘书理论与实务课件7.ppt

第七章 秘书与会务工作 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能熟知会前的计划筹备、会间的组织服务、会后的善后处理的有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握拟定会议预案、安排会议议程与日程、撰写会议通知、搞好会场布置、做好会议记录、拟写会议纪要等技能。 案例导入 朝阳家电有限公司在近期研发了一系列新产品，公司决定召开一次客户咨询洽谈会。总经理任命钟苗秘书负责此次大会的筹备工作，并组成了以钟苗为首的10人筹备小组。钟秘书首先召集会务工作会议，确定大会主题为“宣传新产品，洽谈新业务”，然后围绕主题拟定了大会筹备方案：1、根据公司的客户名单，确定参加会议正式人员为280人，同时特邀有关领导和专家10人；2、会议地点定在北京国际会议中心；3、会议时间定为2006年10月10日—15日，会期5天；3、拟定了大会日程和经费预算。此方案经总经理审批后，钟秘书又对筹备小组的全体成员进行了合理、明确的分工。 经过精心准备，各方人员如期到会，大会按时召开。但在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个与会者在报到单上注明“回族”或其他民族。钟秘书得知后马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜。会议第二天上午9：00—12：00是××专家的专题讲解，离会议开始还有30分钟时，××专家打来电话说车子在路上出了故障。钟秘书马上调整会议日程，把下午要进行的参观公司生产车间等活动提到上午。同时又派出公司的司机和维修师傅开车去接××专家，使会议得以顺利进行。而且，会议筹备处还为与会者安排了舞会、观影、游戏、游览长城等娱乐项目，客人们都表示对这种形式的会议很满意。 会议结束后，宣传报道组统计，80%的与会者都同意与公司签订合同，超出了预计数量。 案例简析 此次会议，钟苗秘书做得很成功，可谓是“精心筹备，灵活调整”。 一是会前会议筹备方案设计科学合理；二是会议筹备小组的分工合理明确；三是会间的突发事件处理得迅速及时。 但是，钟苗秘书此次组织会议，也有一些疏漏之处： 一是忽略了少数民族的就餐问题；二是会议简报出得不够及时，没能分不同阶段及时报道会议的进展情况。 第一节 会议概述 会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。它是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式，被广泛地应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。 会议工作一般称之为会务工作，是指直接为召开会议服务的工作。从时间上看，会务工作包括会前的计划筹备工作、会间的组织服务工作和会后的善后处理工作；从内容上看，会务工作主要有事务工作和文字工作两个方面。会议工作是秘书要做的一项经常性的业务工作，作为秘书，应该熟悉和掌握会议工作的有关知识和技能，尽职尽责地把会议工作做好，以提高会议的质量和效益。 一、会议的含义与要素 从字义上讲：会，是聚合、会合。议，是商议、议事。会议，就是聚众议事。“会议”一词有两种含义：一是指有组织有领导地商议事情的集会，如领导办公会、代表大会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议、外国的议会等。这里主要探讨的是第一种。 孙中山先生在《民权初步》中谈到：“凡研究事理而为之解决，一人为之独思，二人为之对话，三人以上而循有一定规则者，则为之会议。”可见，会议应该是三人或三个以上的人一起参加的群体性活动。 无论是人类早期的氏族议事会议，还是当代社会的国际性会议，都是为了解决一定的实际矛盾和问题而举行的。而且，自古以来就是有组织有领导地商议某种事情的集会，是按照规定的时间、地点和程序，组织有关人员活动的一种方式，是各级机关、企事业单位、各种社会团体商讨问题、部署检查工作、总结经验和进行决策的重要活动形式。会议往往是事先约定的、有组织、有目的的，那些没有组织的聚合和议论，不能称之为会议。 这概括了会议形成的基本条件：三人以上（包括三人）、有目的、有组织、有领导、商议事情、集会。 会议的构成要素包括： 第一，内容要素。包括会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务、会议作用等。 第二，程序要素。包括会前组织准备、会间协调服务、会后落实反馈等。 第三，形式要素。包括会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议方式等。 二、会议的类型 (一)依据会议的性质划分 1．法定性会议 即按照法定的程序定期召开，为听取审议有关工作报告，制定颁布法律、法规、条例，选举产生新一届领导班子等重大事项而举行的会