秘书理论与实务课件8.ppt

第八章 信息工作与调查研究工作 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能掌握信息的含义、特征与分类，信息工作的特点和意义；调查研究的涵义、作用、内容、原则和类型等有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握信息工作的流程，调查研究的方法、程序和步骤等技能。 案例导入 高叶经常翻阅各种国内外经济报刊，广泛涉猎公开出版的信息，专门从报刊上收集消费市场的信息进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。通过对剪报的分析研究，高叶发掘出有价值信息，得出了服装市场消费者需求变化情况和发展趋势。在此基础上，高叶深入市场进行调查研究，取得大量第一手材料，验证了自己的判断，并向上司提供了信息调研报告、调研资料和有关信息材料，为上司把握市场行情、进行产品决策提供了依据。 案例简析 从以上案例中可以看出，信息与调查研究工作是秘书工作的一项非常重要的内容。通过信息与调研工作，秘书可以为领导做好信息服务，也可使领导及时地了解和掌握各方面的情况，为领导制定政策，进行科学的决策提供准确、完善的依据。 第一节 信息与秘书工作 一、信息的含义、特征与分类 （一）信息的含义 信息是一种普遍存在的社会现象，是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。客观世界的一切事物及其运动都是信息之源，从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发出信息。 具体地说，信息是通过一定形式而反映事物特征及其变化发展情况的各种消息、新闻、情报、资料、数据、密码、知识等的统称。 （二）信息的特征 1．客观性 真实、准确是信息最重要的本质特征，也是信息的生命所在。信息对事物的描述必须客观、真实、准确、清晰、鲜明，不符合事实的信息不仅没有价值，反而会造成决策和管理的失误。 2．时效性 从时间和效能的角度来说，信息必须是具有新内容、新知识的消息，“新”与“快”是信息的重要特征，它的价值作用随着时间的改变而改变，具有明显的时效性。信息反映的内容越新，它的价值越大；时间延长，价值随之减小；一旦超过生命周期，价值就会消失。 3．可塑性 信息可以归纳、综合、概括、精炼，具有可塑性。通过对原始信息进行加工、浓缩，去粗取精，去伪存真，最大限度地减少其不确定性和多余度，可以使信息价值增值，为人们提供更多的新知识。 4．存储性 信息的客观性决定了信息具有可存储性。信息的存储和积累，使人们能够对信息进行系统的、全面的研究和分析，使信息得以延续和继承。 5．传递性 信息可以通过网络、电话、传真、广播、电视、和通讯卫星等媒介或载体进行传递，这是信息的本质特征。传递性意味着人们能够突破时空的界限，对不同地域、不同时间的信息加以选择，增加充分利用信息的可能性。 6．共享性 信息是永不枯竭的资源，它可以同时为众多的接受者共同分享，且不会像物质资源因使用而减少。信息的共享性使信息资源能够发挥最大效用，同时也使信息资源生生不息。 （三）信息的分类 1．按信息源的性质划分 信息可分为自然信息和社会信息。自然信息是自然界自发产生的。社会信息是人类社会运动的状态和方式，是社会各方面有意识、有目的发出的信息。秘书主要接受社会信息，为领导决策和管理提供依据或参考。 2．按信息的表现形式划分 信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。 3．按信息内容所涉及的社会领域划分 信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。 4．按信息来源方向划分 信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自上级领导部门或下属单位。 5．按信息稳定状态划分 信息可分为静态信息和动态信息。静态信息指固定的信息，动态信息指非固定的信息。 6．按信息在秘书工作中的作用划分 信息可分为预测信息、动态信息和反馈信息。预测信息是在事物发生阶段、实际工作展开前所产生的信息。动态信息是在事物发展、成长过程中形成的信息，包括事物的进展、经验、成就、范例以及发展变化动向与趋势等。反馈信息是事物结束某一特定运动过程后所产生的结果。 二、信息工作的特点和意义 （一）信息工作的特点 秘书部门不同于其它业务部门或技术部门，它是沟通上下，联系左右的中心枢纽。秘书部门所从事的信息工作，在保证各级各类领导决策和管理的科学化和民主化方面，起着其它工作无法替代的巨大作用，这就决定了秘书部门的信息工作具有自己独有的特征。 1．服务的针对性 秘书的信息工作是有针对性地为领导的决策和管理服务的，所以首先它要为中心工作服务。必须紧密围绕所在单位工作的中心和重点，热点和难点进行，