第十讲 文书工作.ppt.ppt

第13讲 文书工作; 13-1 文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”）;13-1-1 文书与文书工作; “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条;公文处理程序示意图;文书工作的任务;13-1-2 文书工作的作用;13-1-3 文书工作六项原则;13-1-4 行文关系与行文制度（1）;13-1-4 行文关系与行文制度（2）;案 例 二 则;13-2 发文处理;13-2 发文处理 ;B.审核、签发： 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范）;C.印制、校对 对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法—— a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。;D.用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。;E.封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发文回执》） d.装封；e.加封。 传递。根据文件密级高低???缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有必威体育官网网址设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全必威体育官网网址；手续完备。;咐喧凌普畏听肮欢泉旗泻嘲采坝够嚎穿廊第仙弗涣毛峡儒夕疲批恨轧韦纪第十讲 文书工作第十讲 文书工作;13-3 收文处理 ;13-3-1 收文处理5环节 13-3-2 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。; 对所收文件进行正确分类。; b.阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与必威体育官网网址时限。 阅文“三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。;B.筛选、传阅 a.筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。 ;b.传阅 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。 ;啄姻疡场辑氰足所舌招么惟铺锻屉吮天京刽苗申蜕陵中做晶搭族申灸粟家第十讲 文书工作第十讲 文书工作;C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》 拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。; 批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件