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英语常用应用文写作第一章 书信 书信是人们在日常生活中经常使用的应用文，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。由于中西方在文化和习惯上的差异，英文书信在写作格式及表达方式上与汉语都有着很大的区别。英文书信分为私人书信（Private Letter）和公务书信（Business Letter or Official Correspondence）两大类。但无论是私人书信还是公务书信，其结构和格式都是大致相同的，本章将分别对其进行较为详细的介绍。 第一节 书信的一般格式 书信与一般作文的写法不同，它要求用简洁、明了的语言，礼貌、准确地表达作者的意图。无论是私人书信还是公务书信，写作时都应遵循以下四条原则： 主题突出，层次分明。一封信着重说明一两件事情。 用词准确，意思明白。运用平时掌握的常用习语和句型，明确表达自己的意见或建议。 语言简洁，句子简短。把必要的事项表达清楚，不提无关的事情。 用语礼貌，态度谦逊。用语要尊重对方，但不要过分热情、恭维或迎合。 一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。 一、书信的构成 书信通常由信头（Heading）、信内地址（Inside Address）、称谓（Salutation）、正文（Body）、结尾礼词（Complimentary Close）、签名（Signature）组成，部分书信还有附件（Enclosure）、又及（Postscript）等。 1．信头（Heading） 英文书信的信头包括发信人的地址和发信的日期两部分。信头的写法视书信的格式而定：齐头式写在信纸的左上角；缩行式和混合式写在信纸的右上角。信头一般要分行写：先写发信人地址，再写发信日期。写发信地址时依据从小到大的原则：先写门牌号、街道名或路名，再写区（县）及所在城市名称，然后是省或州、郡名称，最后写国家的名称。写日期的顺序是：先写月，再写日，最后写年。年份应写全，不能随意简写，如不能用“06”代替“2006”。需写邮政编码时，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。 信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。信头行末不用标点符号，但每行中间应用的标点不可少；城区名和邮政编码之间、日月和年份之间要用逗号隔开。日期千万不要全用数字表示，因为像4/3这样的表达，美国人理解为April 3，而欧洲人则理解为March 4。通常的写法是：July 5, 2006。另外，在日的后面加st，nd，th的写法也过时了。 信头一般不要写得太高，信头的上方要留些空白。 例如： 6P Park Ave. （门牌号和街名） New York; NY 11215, U.S.A. （地区名） December 1, 1999 （日期） 写地址时一定要清楚明了，下面介绍一些表示地址的常用词（有简写的多用简写）： 楼——F，如：3F 巷——Lane，如：Lane 12 段/区——Section；Sec.，如：Sec. II 弄——Alley，如：Alley 6 路——Road；Rd.，如：Xinhua Rd. 街——Street；St.；如：Ping’an St. 2．信内地址（Inside Address） 信内地址包括收信人的姓名称谓和地址两部分。社交的私人信件信内地址是省略的。信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。 信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址。地址排列次序同信头一样。信内地址的书写格式也有两种：并列式和斜列式。一般来讲，信头和信内地址所用的格式是一致的。标点符号的使用也与信头一样。 关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称谓一般有以下几种情况： 无职称的男子用Mr.（加姓） 已婚的女子用Mrs.（加女子丈夫的姓） 未婚的女子用Miss 婚姻状况不明的女子用MS. 博士或医生用Dr.（Doctor） 有教授职称的用Prof.（Professor） 总经理、校长、会长、总统用Pres.（President） 3．称谓（Salutation） 称谓是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址间隔一行，顶左格，上下排齐。通常用“Dear”引出写信人的称谓，在美国用“My Dear”比用“Dear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。对于一个陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“Dear Madam”。如果不知收信人的性别则可用Dear Sir or Madam。 需要注意的是，写称谓时，英国人习惯在后面用逗号，美国人习惯在后面用冒号，非正式社交信可用逗号，在商业书信或其他正式书信中，用冒号。 4．正文（Body） 正文是书信的主要部分，要做到表意准确、思路清晰、表达简洁、措辞得体。它一般由开场白——