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标准化文件撰写 没有规矩 ——不成方圆！ 拉马的炮兵 　一位年轻有为的炮兵军官上任伊始，到下属部队视察其操练情况。他在几个部队发现相同的情况：在一个单位操练中，总有一名士兵自始至终站在大炮的炮管下面，纹丝不动。 　　军官不解，究其原因，得到的答案是：操练条例就是这样要求的。军官回去反得查阅军团事文献，终于发现，长期以来，炮兵的操练条例仍因循非机械化时代的规则。 　　站在炮管下的士兵任务是负责拉住马的缰绳（在那个时代，大炮是马车运载到前线的），以便在大炮发射后调整由于后坐力产生的距离偏差，减少再次瞄准所需要的时间。 　　现在大炮的自动化和机械水平很高，已经不再需要这样一个角色了，但操练的条例倒没有及时地调整，因此才出现了不拉马的士兵。军官的发现使他获得国防部的嘉奖。 目录 文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件管理 文件实施与跟进 一、系统化的管理平台 标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求 在ISO9001和TS16949及ISO14001的条文中，均要求组织 “建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据 建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。 （3）?提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。 （4）?防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。（5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 （6）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。  三．公司文件的架构 （一）目前建立的文件体系，一般企业均将文件架构分为四个层次，即： 一阶文件：规定/手册 二阶文件：制度/办法/程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：制度/程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 目录 文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件日常管理 文件实施与改进 一、文件的分类 按管制方式分： 受控文件：对发行/使用/保管/作废等需控制的。如：制度、规定、手册/、办法、程序/指导书、工作指引/表单、图纸、外来文件） 非受控文件：临时性或补充性的。（通知，公告、内部要求，培训教材） 按内容分： 技术标准（图纸/QC工程表/外协标准） 工作标准（操作指导书，检验指导书） 管理标准（制度/办法/程序） 按来源分： 公司文件 外来文件（国际标准/国家标准/团队标准/客户要求） 我们重点在管理公司内部受控文件 二、文件结构图 二．文件体系的架构 （二）文件架构的说明 1．规定/手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，规定/手册即是 公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2．办法/程序 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围；做什么事情