[电脑基础知识]4第四章 电子文件的检索.ppt

第四章　电子文件的检索 第一节　电子文件检索概述 一、电子文件检索的含义 对检索的理解有广义和狭义之分。 存储过程：借助于一定的方法、工具，将文件当中具有检索意义的特征，包括内容、结构和背景持证标识出来，并组织成为有序的、相关的数据集合予以存储； 查找过程：用户首先需确定检索途径，即检索的角度，选择检索标识，形成最终的检索表达式并提交给检索系统，最后系统返回检索结果。 二、电子文件检索的种类 （一）按计算机处理方式划分 按照计算机处理方式，电子文件检索可以分为脱机批处理检索、联机检索两种。 （二）按计算机处理技术划分 按计算机处理技术划分，电子文件检索可以划分为布尔检索、截词检索、加权检索、原文检索、超文本检索等。 三、电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索的区别 （一）两者的工作基础不同 档案计算机检索的对象是机读目录，这些机读目录基本上都是纸质文件目录输入到计算机后所得，因此传统的档案计算机检索工作的物质基础仍然是纸质文件和档案 。 电子文件的检索则是以电子文件目录以及电子文件全文为检索对象，其工作基础是电子文件原件 三、电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化 （二）两者的技术手段不同 档案计算机检索所运用的技术手段比较简单，一般是采用单机形式，即使联网查询，也只是档案部门内部计算机之间简单的连接。而电子文件的检索则采用复杂得多的网络技术。 （三）两者的服务模式不同 档案计算机检索采用的是以档案馆（室）为中心的服务模式，其目的在于提高手工管理的效率。电子文件检索采取的是一种完全以用户为中心的服务模式。 四、电子文件检索与其他管理环节的关系 在电子文件管理所有环节中，检索的技术性最强，具有开放性，对新技术、信息服务领域内的新思想吸纳较为迅速。 （一）部分收集工作的内容将转由检索系统的开发来承担。 电子文件的收集将不完全是资源的实际拥有（ownership），而是在拥有一部分文件资源物理载体的基础上，获得对其他文件资源的存取能力（accessibility）。 未来的虚拟档案馆最明显的特征就是不以实际拥有的馆藏提供服务，而是给利用者提供一个高质量的检索系统 四、电子文件检索与其他管理环节的关系 （二）检索工作对整理工作提出新要求 文件和档案的整理一般分为两类：实体整理和信息整理。 原来占很大比重的实体整理工作将弱化、简化。 信息整理则呈强化的发展趋势，以用户为中心的服务模式，要求检索途径必须多元化，对于电子文件信息的分类整理将成为管理人员的一项日常工作，整理的结果存入检索系统之中，作为检索信息库的基本内容。 四、电子文件检索与其他管理环节的关系 （三）检索工作同时包含着安全保护工作的内容 检索连接文件系统输入和输出两个接口，容易出现泄密、篡改、删除等问题，一般宜结合技术与人工干预双重手段，采取相应的安全保护措施。 安全保护措施可分为两类：第一类针对的是人员，明确各有关人员在查找文件信息时所具有的权限；第二类针对文件，对文件的存取途径、编辑方法做出限定。 第一种方法着眼于“预防”，包括根据每一个利用者的能力及权利，分配不同的访问权限；利用磁卡、必威体育官网网址字、指纹等手段对用户的物理访问进行限制等。第二种方法的出发点则是“检查”。一般在系统中设计“审计追踪”的功能，自动记录访问者与文件的交互关系，系统将对每一次访问进行记录。保护措施越是严谨、详细，文件便越安全。 第二节　电子文件检索系统 电子文件检索系统由共同承担检索任务的人员、硬件、软件、信息资源、规章、政策组成。 第二节　电子文件检索系统 严格意义上的电子文件检索系统采取以用户为中心的服务导向，必须提供统一、友好的用户界面； 借助于检索语言和自然语言，利用数据库技术，高效地加工、组织、存储文件信息； 面向用户提供联机帮助，提供多样化的输出格式。 顺应计算机技术与通讯技术的发展趋势，电子文件检索系统将向网络化、智能化的方向发展，未来的智能化的检索系统还应该提供专家系统。 第二节　电子文件检索系统 一、用户界面 以用户为中心的管理模式，要求文件、档案管理部门必须紧紧围绕着用户的需求开展工作。由于检索系统是所有工作内容当中惟一直接连接用户和文件资源的一个环节，因此系统设计必须以用户的要求为基本依据，掌握用户的心理需求特点，充分利用电子文件信息的优势，开发出对用户友好、方便使用的系统来。 多媒体技术 触摸屏技术 虚拟现实技术 第二节　电子文件检索系统 二、检索语言 检索语言是根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。 在传统管理模式下，对于检索语言的研究已经相当深入。档案文件的检索语言主要包括分类检索语言和主题检索语言两类。 第二节　电子文件检索系统 二、检索语言 在电子环境下，特别是电子档案管理系统中，检索语言已