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文档控制程序
文件控制程序
百科名片文件控制程序是对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制,以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料(即适用版本),防止使用作废的文件,达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。
目录
1、适用范围
2、职责
3、工作程序
4、相关文件
5、质量记录
编辑本段
1、适用范围
适用于本公司质量管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下:
2.1 质量手册;
2.2 程序文件;
2.3 管理性文件:公司规章制度、管理规范、作业标准书等;
2.4 质量记录;
2.5 外来文件:法律法规、上级文件、函件等。
编辑本段
2、职责
3.1 品质管理课对质量体系文件进行控制,并对版本有效性负责。
3.2 公司各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。
3.3 品质管理课负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。
编辑本段
3、工作程序
4.1 文件的编写
4.1.1 质量手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写;
4.2 文件的编号规定
4.2.1 质量手册编号:公司简称–SC;
4.2.2 程序文件编号:公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号);
4.2.3 外来文件的编号:按外来文件本身的编号;
4.2.4 管理性文件的编号:公司简称–XX(注:编制部门代码,代码表另附)–类别(注:文件不需要分类时,可略)-XX(注:序号,可略)
本公司文件编号是依据编制部门不同划分的,由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性,准确性,新文件作成前,作者向文件编号管理者申请该文件的编号,不可由文件作者自行编排。
4.3 文件的签署和审批
质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应按《质量手册》中相关条款要求执行,以确保文件的有效性和适宜性。
4.4 有效文件控制
4.4.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》,以控制所使用文件的有效性。
4.4.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化,数字顺延。
4.4.3 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外(部门外按部门)分类整理。
4.5 文件的收发、回收及归档
4.5.1 各部门发放文件时,应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。
4.5.2 在回收文件时,也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。
4.5.3 各部门在收到外来文件时,应在《外来函件收发登记表》上登记,并要求接收人签字确认。
4.5.4 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查,对过时、作废等文件要及时清理、撤换,防止过期文件的使用,保持动态管理。
4.5.5 文件的摆放。应遵守以下基础原则:
4.5.5.1 外标识明确。
4.5.5.2 按类分放
4.5.5.3 为明确摆放位置,文件夹外部作“V”字形贴付管理。
4.5.6 文件的归档。品质管理课负责质量体系文件的归档管理。
4.5.7 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理,交由各部门自行处理。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时,应由文件更改提出人员填写《文件更改单》,说明更改原因,然后将此单提交本部门责任者确认,报品质管理课审核,再上报最高管理层或管理者代表进行审批,方可实施更改。文件确定并经过更改后,需发放、回收,应作相关记录《文件发放/回收登记表》,确保各部门得到的是必威体育精装版有效文件,并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》。
4.6.2 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版,换版后原版文件作废,换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。
4.7 作废文件的管理
4.7.1 本公司的作废程序文加盖“作废”章,填写《文件发放/回收登记表》,定期销毁。
4.7.2 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识,以防止误用。
4.7.3 作废文件销毁应填写《质量记录/文件资料销毁审批表》(见《质量记录控制程序》),报品质管理课审核,再上报最高管理层或管理者代表批准后,方可实施销毁。
4.8 文件的借阅
文件需借阅时,借阅人应填写《质量记录/文件资料借阅审批表》(见《质量记录控制程序》)。
4.9 文件的评审与更新
因外部因素变化或体系改进要求时,文件应
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