[管理学]北京航空航天大学-项目的沟通管理.ppt

项目的 沟通管理北京航空航天大学项目管理发展研究中心杨爱华 内容 沟通管理的概念 沟通管理的基本理论 沟通计划 信息发布 绩效报告 第一节 沟通管理的概念 “高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花50%的时间用于传播信息” 《Effective Communication》 Ludlow,R.  巴纳得认为构成组织的基本要素有三，一是共同的目标，二是合作的意愿，三是信息的交流。而要使前两个要素发挥作用，信息交流是基础。 一、沟通与沟通管理的概念 沟通管理就是确定利益相关者的信息交流和沟通需求，确定谁需要信息，需要什么信息，何时需要，以及如何将信息分发给他们。虽然每个项目都需要交流项目信息,但对信息的需求和分发方式却差异很大。 项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。 沟通是一个过程，通过这个过程，信息通过一个一般的符号、标志或行为系统在个人之间交换。人们之间的沟通主要通过三种方法：通过实际的物理接触，如拍拍肩膀；通过身体某部分可以看到的活动，例如伸出一个手指，眨眨眼睛，微笑，点头或做鬼脸；通过使用符号，口头的或描述的，这些符号基于经理有某种含义。 沟通是一个双向过程：在发送者和接收者之间。在这种考虑下，接收者不应当认为一个被动的接受器，而是一个目的地，它在接收信息时可能自己的意图，而且会受到发送和接收信息的人的领悟能力和信念的影响。沟通是意义的传递与理解。 二．沟通过程的一般模式 ． 沟通模型 。 沟通模型 沟通（Communication）——进行或监督信息的交流。一种双向的工作，包括利用通用符号，信息从一个人或小组向另一个人或小组的传送与理解。 发报者（Communicator）——消息的产生者。 编码（Encoding）——将精神、思想转化为一种可以被其他人理解的代码或语言。 消息（Message）——编码的输出。发报者想要传达的思想、意见、感觉或其他信息。 媒介（Medium）——用来传达消息的工具或方法。 收报者（Receiver）——完成或打断通信过程的参与者。只有当收报者接收到消息并使他与发报者之间对消息的意义理解“相同”时，才发生沟通。 解码（Decoding）——将可以被解释的信息转化为口头、非口头和／或可视的。 反馈（Feedback）——检查我们对所收到消息理解情况的机制。 噪声（Noise）——阻碍消息传送与理解的任何东西 三、 沟能的功能 1．控制。 2．激励。沟通通过下面的途径来激励组织成员：明确告诉他们做什么，如何来做，没有达到标准时应如何改进。在实现组织目标过程中的持续反馈以及对理想行为的强化都有激励作用，而这都需要沟通。 3.情绪表达. 4．信息。这与决策角色有关。沟通为个体和群体提供决策所需要的信息，使决策者能够确定并评估各种备选方案. 四.沟通的重要性 决策和计划的基础 组织和控制管理过程的依据和手段 建立和改善人际关系必不可少的条件 成功领导的重要手段 1995年Standish的研究发现：IT项目的成功依赖于三大要素：用户参与、主管层支持、需求的清晰表述。 五、沟通管理的主要工具 和技术 沟通管理的主要工具和技术是利益相关者分析。分析各利益相关者对信息的需求，以形成一个对他们信息需求和信息来源的逻辑的看法，并为满足他们的需求找到来源。该分析应考虑适于项目需求的方法和技术，为项目的成功提供所必须的信息，并且应避免将资源浪费在不必要的信息或不恰当的信息技术上。 六、沟通管理的依据 (1)沟通需求。沟通需求实质上是利益相关者对信息的总体需求。 (2)沟通技术。可用于进行信息交流和沟通的技术和方法很多。影响项目沟通技术选择的主要因素包括信息需求的即时性、技术的可行性、预期的项目人员状况及项目周期等。 (3)制约因素和假设前提。制约因素是限制项目管理班子选择的因素，而假设是出于计划目的，将假设认为是真实或确定的要素。假设一般会有一定程度的风险。 第二节 沟通的相关理论 一、项目组织的沟通分类 项目组织的沟通有正式和非正式两个方面。 正式沟通，指在组织内部依据组织明文规定的原则进行的信息交流。例如组织之间的公函来往，组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的工作汇报等等。正式沟通的优点是比较严肃，权威性强，容易控制，易于必威体育官网网址。组织信息、重要信息传递一般都采取这种方式。其不足在于：对组织机构依赖性较强而造成速度迟缓，沟通形式刻板，存在信息失真或扭曲的可能性。 非正式沟通指组织内的非正式组织中的成员的一般联系，如友谊，亲属关系等