[管理学]第06章接受订货和订货信息系统.ppt

第6章 接受订货和订货信息系统 6.1 接受订货和订货系统的设计 作为集中订单系统有从订单信息系统挖掘出物流信息系统的作用。针对顾客的订单进行商品的分配，回答什么时候能够满足订货，提供出库信息，出库信息是作为物流信息进行处理的。 订单系统是计算机信息系统的入口，基于订单信息才能够运转下面的物流系统、销售管理系统、市场信息系统、财务会计信息系统等。 图6.1 作为信息入口的接受订货和订货系统 6.2 订单输入系统的设计 6.2.1 订单输入系统的要点 1.能够支持顾客希望的接受订货形式 支持接受订货的形式会对这个企业的业绩产生巨大的影响。例如，在大型的量贩店中全面地实现了联网的接受订货和订货形式，对联网接受订货和订货对象的厂家的商品趋于固定化，作为本公司以订货业务为对象的合理化要素，需要寻找更简便的方法。 2.正确地掌握订货的信息 销售店铺在订单信息中利用本公司商品代码进行订货，这样在制造商方面就必须具有将销售店铺的商品代码正确地进行转换的功能。 3.订单输入系统应该建立能够使企业获得必要信息的功能 订单输入系统由于处于与公司外部信息入口的重要位置，必须建立企业获得信息来源的功能。 6.2.2 订单输入系统的范围 订单输入系统的范围可以考虑接收订单，以及是否将必要的项目进行了正确地登录等。订货的接收可以支持多种多样的接受订货的方式，可以适应各种各样的方法并具备输入订单形式的功能。 下面考虑订单中应该包含什么样的信息，通常的订单中有： ①确定的顾客； ②确定的送货地点； ③确定的商品； ④确定的数量和金额等。 6.2.3 订单输入系统的功能 1.订单输入 ①用传真、电话所接收的订单从本公司的联网终端进行输入； ②渠道销售人员从到达的店铺用电话进行订单的输入； ③用本公司设置在店铺中的终端从店铺直接进行订单的输入； ④利用增值网络（VAN）从各种各样的设备进行订单的输入。 2.订单内容的确认 一般情况下，接受订货信息包括客户、商品、数量、金额、到货期、送货地点等。除了以上的项目之外，接受订货时的项目还有对方的订单号、电话号码以及特定的事项，还有购入的记录等。 当输入的项目发生错误时，与业务形态有关，一定要停止当前的处理，改正相应的错误，必须对每一项订单作出完结的处理，不能够影响下面的工作。 3.订单数据库登录 输入的订单如果确认正确，就可以向计算机系统做订单数据库的输入处理。在订单数据库中，包括每一个登录的订单，到全部订货出库后计算销售收入为止所保存的订单状态。 通过这样的处理，可以将输入的内容进行确认输入清单，让操作员以外的工作人员对清单的内容做再一次的确认，可以起到相互牵制的作用。 将以上的内容作为处理的范围，订单输入系统的处理流程如图6.2所示。 图6.2 订单输入系统的处理流程 6.3 接受订货系统的设计 6.3.1 接受订货系统的要点 1.将订单信息转换为物流信息 将订单信息转换为物流信息，就是如何分配库存做成出库预订的数据。在考虑分配库存的情况下，可有集中订单数据后批次处理方法和订单输入后立即进行分配的方法。 2.正确地回答到货期 特别是当出现缺货状态时向顾客回答不明确的到货期时，会造成机会损失。 3.将接受订货信息和分配信息提供给相关部门 接受订货信息如果只是接受订货业务人员的信息，就不能够正确地向生产部门传达市场的状况，使销售和生产的实际出现差距，就不能够控制库存，和导致巨大的损失。企业活动的信息系统就是要发挥信息的作用，正确地向有关的人传达必要的信息。从这个意义上看，接受订货系统也是企业重要信息系统之一。 6.3.2 接受订货系统的范围 接受订货系统包括从订单数据库中取出由订单输入系统所登录的订单，到制定出库预订数据为止的全过程。出库预订数据转移给出库系统，继续完成实际的出库。从订单到出库预订数据之间需要经过各种处理，在这个过程中不限于将全部的订单做成出库预订数据。 图6.3表示了接受订货处理的功能关联图。 图6.3 接受订货处理的功能关联图 (1)在通常具有库存、即使发生了缺货马上可以补充的情况下，可以直接进行现货的分配并制定出出库预订的数据；即使在不能够分配的状态下，因为商品马上能够补充，一旦有入库，就能够分配出库。 (2)