[管理学]第六讲 商务接访礼仪.ppt

第六讲 商务接访礼仪 “只会完成工作的职员不一定是好职员” 本讲导航 办公室礼仪 商务接待与拜访礼仪 电话礼仪 商务书信礼仪 如果你要快乐一小时，小睡片刻； 如果你要快乐一整天，去钓鱼； 如果你要快乐一个月，去结婚； 如果你要快乐一整年，去继承遗产； 如果你要快乐一生，去热爱你的工作。 办公室礼仪 办公室的布置 办公礼仪规范 办公室接待礼仪 在办公室进行沟通的时候，我们应该注意哪些礼仪习惯？最重要的一点是，你要对他人（你的同事、上级、下级、客户）表现出尊重，尊重他人的隐私，尊重他人的习惯。 办公室的布置 办公室的场所布置 文件柜摆放礼仪 电话机摆放礼仪 办公室的场所布置 办公室是企业的门面，是来访者对企业的第一印象。 布置礼仪要求 办公室一般由办公场所、文件柜、电话机、写字台四个部件组成。 设计风格是严肃、整洁、高雅、安全。 应注意采光合理、色彩选择恰当、空气清新。 办公室应有鲜明的标志（招牌），多人的办公室，可采用不同规格的隔板。 办公室内桌椅、电话机、茶具、文件柜等物品的摆设应以方便、高效、安全为原则。 办公桌应放在房间内采光条件较好正对门口的地方，与窗户保持约1．5—2米的距离； 不要将杂志、报纸、餐具、皮包等非办公用品放在桌面上； 办公桌上的玻璃板下，主要放与工作有关的文字及数字资料，不应放太多的家人的照片； 文件应及时按类按月归档，装订整理好后，放入文件柜；正在办理的文件，下班后也应锁入办公桌内。 文件柜的摆放礼仪  办公室文件柜的摆放应以有利于工作为原则。  通常情况下，靠墙角放置，不宜占据较大的办公空间；也 可放置在离工作人员较近的地方，以便随时查找资料，整 理、收藏文件；  柜内文件要及时清理，归档，建立目录，使之系统化，条 理化。还要注意防虫防鼠。  有的办公室除设置文件柜外，还要设置保险柜。重要的文 件、清单、保险单、帐目、现金、支票等放在文件柜中不 太安全，就应把它们放置在保险柜中，以防遗失和被盗。  所有的公务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。 电话机的摆放礼仪  办公室电话的摆放应以便利接听为原则。  一般放在办公桌或写字台的右前缘。  如果在同一写字台或办公桌上要安置几部电 话，则应放置在办公桌或写字台的左右前 缘。 办公室礼仪规范 规范要求 办公室员工礼仪禁忌 办公室外出礼仪 规范要求 仪表端庄、仪容整洁 自己的外衣、外套不能随手乱扔、乱放 办公室穿鞋不能过于随便 办公桌保持整洁、干净、清爽 办公桌上装饰品的摆放不能太过怪异、太私人化、太大型化 言语友善、举止优雅 遇到同事或上级领导，应主动问好； 注意保持办公室的安静与整洁，不能大声讲话，使用文明用语； 说话不要刻薄，与同事开玩笑要适度，不能挖苦别人，恶语伤人； 不能在背后议论领导和同事，以免“家丑外扬”； 不要乱丢废弃的纸张，不能击敲桌子和跺脚；喝茶不能喝得过响，抽烟不能抽得过猛、过频； 因事要离开座位，应轻轻起身，把座椅轻轻置于办公桌底。 不要风风火火、慌慌张张，让人感到你缺乏工作能力； 不要趴在桌子上，歪靠在椅子上。有人来访时，应点头致意，不能不理不睬。 工作期间不能吃东西、剪指甲、唱歌、化妆、与同事追追打打。谈话时手势要适度、不要手舞足蹈，过于做作。 主动招呼，迅速作答 早上的问候礼节是员工上班时的头等礼节。 工作时有同事呼唤，应迅速地回答，并来到他的身边询问有什么事。如果忙得确实脱不开身，可以向对方解释一下，求得谅解。 彬彬有礼、讲求效率 上级召见，应立即停止手中工作，并将桌上的东西收拾整理好后，马上去见上级； 在上级的办公室门前，应先告诉秘书或轻轻敲门。未经允许，直接进入别人的办公室是极不礼貌的行为。 进门后，应顺手轻轻将门掩上，走到上级办公桌的正前方站立，等候上级问话。 在上级领导没有请你入座前，不可径自落座；在上级领导请你入座后，应按照上级领导示意的座位坐下，落座后，不要跷二郎腿。 有喜报喜，有忧报忧，语言精炼，条理清楚。 不在上级领导面前随意评论同事的优劣是非。在与上级领导交谈时，未经允许，不能抽烟。 上级领导对你说话时，不能随便插话，打乱上级的言语。 回答问题完毕，应先起立，向上级告辞，在得到允许后，轻轻离开上级的办公室，并轻轻带上门。 切不可将自己与领导的谈话内容或听到或看到的情况向同事渲染。 办公清闲时，不扎堆聊天，或打扑克、下象棋、或高声谈笑。 不能在快要下班时，率先一人离开或与同事交谈些与工作无关的事。 离开办公室之前，将办公用品和文件清点、收拾好，归档，上锁。离开办公室大门时，应向同事或尚未离开的人告别。 遇事分缓急，报告要明晰 在处理工作时要有缓急之分 报告的主题要明确 公司事务忙，要做多