南港公司工程档案管理实施细则.doc

天津市南港工业区开发有限公司 工程档案整理实施细则 （试行） 编制单位：天津市南港工业区开发有限公司 综合管理部 编制时间：2011年1月 目 录 1 目的…………………………………………………………………………3 2 适应范围……………………………………………………………………3 3 引用文件……………………………………………………………………3 4 总则…………………………………………………………………………3 5 各部门、单位归档职责……………………………………………………3 6 项目文件的收集……………………………………………………………4 7 项目文件的编制……………………………………………………………5 8 项目文件的整理……………………………………………………………8 9 电子档案整理………………………………………………………………12 10 项目文件的归档………………………………………………………… 14 11补充说明……………………………………………………………………151目的 为规范天津市南港工业区开发有限公司（以下简称南港公司）工程档案的收集、整理、归档，维护工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改扩建中的作用，结合南港公司具体情况，制定实施细则。 2 适应范围 本细则适应于南港公司建设工程（建筑工程、市政工程、水运工程、管线工程等）文件、照片、录像带及所载信息的归档整理以及建设工程档案的验收。建设工程中其他专业类工程按各有关规定执行。 3 引用文件 3.1 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中华人民共和国建设部颁发 3.2 《天津市建设工程文件归档整理规程》天津市城建档案馆编制 3.3 《科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822—2002）》 国家质量技术监督局批准 3.4 《电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）》 国家档案局颁发 4 总则 4.1南港公司工程档案遵循“统一领导、集中管理、区分情况、分级保存”的原则。 4.2南港公司综合管理部（以下简称综合管理部）为项目档案的归口管理部门，下设档案室，委托具有相关资质的专业档案整理公司，负责施工、监理单位和公司各部门及下属单位档案的业务指导、监督、接收和管理等工作。 4.3 南港公司工程建设部、企业服务部、港务公司、能源公司负责组织、协调和指导勘察、设计、采购、施工、检测等承包单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。 4.4 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。 4.5 勘察、设计、采购、施工、检测等承包单位和监理单位应根据本办法的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。各中标单位的技术负责人、各监理单位总监为档案负责人，下设专（兼）职档案员。工程档案尚未交验合格前，档案工作人员不得随意调换。 4.6 工程建设类档案资料移交归档审查合格后，由综合管理部签字确认，方可办理最终结算手续。 5 各部门、单位归档职责 5.1 建设单位：负责收集立项文件材料、征地拆迁文件材料、设计文件材料、招投标文件材料、各专业竣工验收证书等文件并向综合管理部档案室移交归档。 5.2 地质勘察、设计单位： 5.2.1 按照合同条款，认真做好勘测、设计单位职责范围内文件资料的归档工作。 5.2.2 负责向建设单位提供工程地质勘察报告、设计文件、设计图、施工图、工程设计计算书及说明等。 5.3 监理单位： 5.3.1 按照合同条款，认真做好监理单位职责范围内文件资料的归档工作。 5.3.2 负责对施工单位所形成的施工技术文件材料、竣工文件材料、竣工图（包括声像材料），进行检查、审核、签认。 5.4 施工单位： 5.4.1 按照合同条款，认真做好施工（单项工程、单位工程）过程中的交工文件的归档工作，经监理审查通过后，向综合管理部档案室移交归档。 5.4.2 负责编制竣工图，并根据设计变更单、图纸会审记录、技术核定单、业务联系单、工程洽商记录等变更内容，编制设计变更依据性文件汇总表。 5.5 监（动）测单位：负责整理监（动）测、施工过程中形成的材料。 5.6 专业档案整理公司 5.6.1 负责督促、指导、检查公司各有关部门及项目建设各参建单位的项目档案收集、整理、立卷归档、验收和移交等工作。 5.6.2 负责对施工、设计、监理等参建单位和公司各部门兼职档案员进行档案业务培训并进行监督、指导，对建设项目档案管理过程中存在的问题及时进行协调和处理。 5.6.3 负责监督、指导、检查各项目施工、监理工程(单项工程、单位工程)档案验收前的准备工作，组织档案的预验收。 5.6.4 负责指导