第8章 获取支付业务过程.ppt

8.1.1 获取/支付业务过程定义 获取/支付过程是指一个组织获取、维护和支付该组织所需资源（包括各类存货、固定资产、各种财务资源、人力资源等）的业务过程。因此，获取/支付过程应涵盖与购买、维护及支付组织的各业务过程所需的商品和服务有关的业务事件。 例如，获取原材料、部件及包含在完工产品或服务中的其他资源；获取及支付各种其他商品及服务，包括设施、物料、保险、修理、维护、研究、开发及法律服务；获取和支付固定资产等等。 不论组织获取的商品和服务是什么类型，获取/支付业务过程都由三个阶段的业务活动组成： （1）商品和服务的（资源）取得， （2）现金支出给供应商， （3）退回商品。 具体来说，包括以下一些典型的业务事件： 发出商品/服务请求，授权采购，采购商品和服务，验收商品和服务，存放和保管已验收的商品，为商品和服务付款，退回商品等。 从概念上说，人力资源、财务资源、财产、厂房和设备资源的获取是获取 /支付过程的一部分，但是对这些资源的控制及其处理程序有其自身的特点，如，工资单的处理，固定资产购进的预算，筹资、投资的授权和签发等。因此，对这些资源的获取和支付往往作为独立的业务过程来看待。 8.1.2 获取/支付过程的目标 获取 /支付过程的总目标是获取、维护和支付组织所需的资源，也就是为组织的转换过程提供必须的资源。 该目标可分为以下子目标： (1)从可靠的供应商处购买商品和服务； (2)应保证购买的商品和服务达到组织要求的质量； (3)应保证购买的商品和服务能满足组织的需求； (4)应保证以最合理的价格获取满足需要的商品和服务； (5)应确保购买经过适当授权的商品和服务； (6)应保证资源供应的及时性和可用性，即要确保组织在需要的时点得到可用的资源； (7)只接受经过订购的商品和服务，并应接受订购的全部商品和服务； (8)控制已获取的资源，以防止其丢失、被盗或损坏； (9)对已验收的商品货服务存货，应及时、正确地付款。 这些目标决定了获取 /支付过程的性质和范围。随着时间的推移，组织所处的环境会发生变化，以上这些目标的重要性也会相应地发生变化，从而导致相应的IT应用的变化。 我们以存货的获取 /支付为例，来分别考察在手工和自动化环境中获取/支付过程的主要业务和信息的处理过程。 图8-1举出了一个手工条件下获取/支付过程的例子——手工存货采购系统数据流程图，该过程中涉及的主要单据、会计记录和报告如表8-1所示。 1)提出购货请求 需要商品或服务的部门或个人将其需求制成请购单。 比如，存货控制人员在现有库存达到再订货点时，可以提出采购请求，对需要购买的已列入存货清单的项目编制请购单。 请购单上所列的数据包括请购的项目、发出请购的部门及批准该请购的主管人员的签字，还可能列有提供该请购项目的供应商。 请购单的一联归档，一联交给采购部门。 2)订购 采购部门对收到的请购单进行复查，如果请求得到批准，应根据供应商的产品或服务的价格、产品质量及以往履约情况挑选合适的供货商。 对于得到批准的请求，采购部门编制采购定单。 采购定单的部分内容与请购单相同（如发出请求部门及请购的存货的数据），另外还有相应的核准信息、供应商信息、采购期限及商品价格信息等等。采购定单主要用来在外部供应商及内部各部门之间传递采购的授权信息，如图8-2所示。 采购定单的正联应交给供应商，用于形成正式的采购合同。 第二联交给发出购货请求的部门，用于传递核准信息。第三联交给验收部门，用于在商品到达时验收交付的商品，此联应不包括所定商品的数量信息，目的是为了让验收部门正确记录实际收到的货物数量，由此称其为采购定单的未加说明联。第四联交给应付账款部门，用于复查采购交易已完成的部分。第五联与请购单的一联一起归档保留在采购部门，作为记录该部门采购活动的凭据。 3)收货和验收 在货物到达时，验收部门根据来自采购部门的采购定单未加说明联完成交付。验收部门的任务是检查货物是否与采购定单上的详细项目一致，对数量应通过计数、过秤、测量等手段来验证，并将结果记录在一式多联、预先编号的验收单上。 验收单的内容包括存货品名规格、验收数量、到货时间及存货状况（如质量等）。 验收单的第一联与采购定单未加说明联一起留在验收部门,作为记录验收活动的凭据。 验收单的第二联交给采购部门作为对采购情况的通知。 验收单的第三联交给应付账款部门，以通知该部门采购在进行中，以便用