账务处理系统其它设计吉林大学网络教育学院.ppt

第七章  账务处理系统其它设计 账务处理系统的输出设计 账务处理系统查询设计 系统维护 账务处理系统输出设计 输出设计的要点 日记账的输出 明细账的输出 总账的输出 输出设计的要点: 输出设计的内容 在手工会计信息系统环境下，会计人员根据记账凭证登记各种账簿，并根据账簿编制各种会计报表。相应地，账簿和报表就是计算机下会计信息系统的输出。关于会计报表，其内容和格式比较固定，但有些内容仅根据凭证和相当于总账的科目余额表是不能计算的，而且在现行的会计信息系统设计中，报表系统是单独存在，与账务处理系统是并行的。这样，账务处理系统的输出只包括账簿，日记账，明细账和总账。 实质上，账簿提供的数据主要有两类，一类是关于某个科目的“流量”数，一类是关于某个科目的“存量”数，相对应是会计科目时期数和时点数，所以，从这个角度说，账务处理系统输出主要包括“流量”数和“存量”数，即“时期”数“和“时点”数。 输出设计的方法：打印/显示 输出设计的格式：手工格式 日记账输出 所谓日记账是指对涉及到某一个特殊科目，按其发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账，二者的手工格式基本相同。 日记账临时数据库设计 所有输出信息的来源是凭证库和科目代码余额库。但在处理过程中需要临时建立一些数据库文件，用来存放输出信息。 所谓临时数据库，就是程序运行过程中生成的，程序结束时再删除的数据库。 日记账临时数据库是存放日记账输出信息的，其结构与输出日记账簿的格式基本一致。前面讲过，日记账分为现金日记账和银行存款日记账，而二者的输出格式略有不同，在数据结构和程序编制上应有所差别。但考虑到程序的可读性，程序编制不宜过于复杂，因此简化一些输出项目，把现金日记账和银行存款日记账的格式统一。 数据库结构如下：? 字段 字段名 类型 宽度 小数 1 RQ D 8 日期 2 PZH C 6 凭证号 3 ZY C 30 摘要 4 JFJE N 12 2 借方金额 5 DFJE N 12 2 贷方金额 6 YE N 12 2 余额 7 BJ N 2 Total 82 这样，明细账中的数据可以分成三类，一类是期初数，这类数据需要到科目余额文件中去读取；一类是发生的各笔业务，这类数据需要到记账凭证文件中去读取；第三类是期末数，它可以根据前两类数据计算后得出。 处理过程设计 1、数据的准备过程 将临时的日记账工作文件清空 给工作文件加一条空记录，在摘要一栏内填入“期初余额”字样，另外从科目余额文件中取出“现金”、“银行存款”科目的期初余额数，填入余额一栏，根据其借贷性质将“借”或“贷”填入借或贷一栏； 从记账凭证文件中将借方科目为“现金”、“银行存款”或贷方科目为“现金”、“银行存款”的记录挑选出来，写入工作文 最后再给工作文件加一条空记录，在摘要一栏内填入“期末余额”字样，另外根据已有的数据算出其期末余额数，填入余额一栏，根据其借贷性质将“借”或“贷”填入借或贷一栏。 2、日记账的输出过程 输出日记账的表头部分；输出工作文件中已准备好的数据；输出日记账的表尾部分。 程序设计 日记账输出程序较前面的程序要复杂一些，这主要是因为其处理过程复杂，涉及的数据库多，有原始数据库，如凭证库和科目代码余额数据库；也有新建立的临时数据库，如日记账临时数据库、报表临时数据库等。另外，在处理过程中，对数据库的操作也很多，如记录的拷贝、追加、替换等。程序设计的要点主要有： (1)输入界面设计 (2)期初余额的计算:期初余额=年初余额+借方累计发生额-贷方累计发生额 (3)日记账临时库的建立 (4)账薄输出 (5)账簿显示 (6)账簿打印 程序流程图 明细账输出 明细账是指根据总账科目设置，按其所属的明细科目开设，用于记录涉及到该明细科目所有业务的账簿。根据科目的性质不同，其格式有不带数量的借贷余三栏式(现金日记账和银行存款日记账等属于这种